Paramètres d’approbation des frais
Conserver l'approbateur
Vous pouvez configurer la manière dont Billit pré-sélectionne les collaborateurs chargés de valider vos factures :
Dernier conservé (par défaut) : Billit mémorise automatiquement les utilisateurs désignés lors du dernier achat enregistré, quel que soit le fournisseur.
Conserver par fournisseur : Billit retient les utilisateurs spécifiques choisis lors du dernier achat effectué chez ce fournisseur précis.
Jamais : Billit ne retient aucune préférence. Vous devrez sélectionner manuellement le ou les approbateurs à chaque nouvelle facture.
En activant cette option, Billit bloque la validation d'une facture dans la Saisie rapide tant qu'aucun approbateur n'a été coché. C'est la garantie de ne jamais oublier d'intégrer un document dans votre circuit de validation.
En pratique dans la Saisie rapide : Une ligne s’affiche pour chaque utilisateur de votre entreprise. Il vous suffit de cocher la case à côté du nom de la personne qui doit valider l’achat.
Dans l’aperçu de vos achats, une colonne supplémentaire dénommée « Approuvé » vous permet de suivre l'état de validation de vos documents grâce à des indicateurs visuels :
⏳ Sablier : La facture est en attente d'approbation.
✅ Coche verte : La facture a été approuvée.
❌ Croix rouge : La facture a été refusée (non approuvée).
La dernière option du menu « Paramètres » permet d’indiquer dans le cadre « Approbation » que des factures ne peuvent être exportées que si elles ont été approuvées.
Si votre compte Billit est lié à celui de votre comptable : Votre expert-comptable recevra automatiquement une notification lui signalant que certaines factures n'ont pas pu être exportées en raison d'une approbation manquante.
Si vous n’avez pas établi de lien direct : Les factures non approuvées seront simplement masquées et exclues de la liste que vous générez ou envoyez par e-mail depuis le menu « Comptable ».
Il sera toujours possible de télécharger individuellement les factures non approuvées au format UBL (l'un des formats électroniques structurés officiels en France) si cette option a été cochée dans vos paramètres.
