Articles d’aide

Une dépense professionnelle peut être justifiée par différents types de documents : une facture adressée à l’entreprise, un ticket ou un reçu, ou encore un justificatif correspondant à une dépense avancée personnellement par un collaborateur.

Le traitement dans Billit dépend du document dont vous disposez.

Vous avez une facture établie au nom de l’entreprise

Lorsque le fournisseur établit une facture au nom de votre entreprise, celle-ci doit être enregistrée comme facture d’achat.

Si la facture relève de la facturation électronique et que Billit est votre Plateforme Agréée pour la réception, elle est reçue directement dans Billit.

Dans les autres situations, le document peut être ajouté dans Billit selon les méthodes d’import disponibles.

Vous avez un ticket ou un reçu

Pour certaines dépenses professionnelles, vous pouvez disposer d’un ticket ou d’un reçu plutôt que d’une facture adressée directement à l’entreprise.

Vous pouvez ajouter ce document dans Saisie rapide ou le numériser avec l’application Billit.

Vérifiez toujours les informations reconnues par Billit avant d’enregistrer la dépense : fournisseur, date, montants, TVA et autres informations nécessaires.

Pour les dépenses de restaurant, des règles particulières peuvent s’appliquer selon le montant de la dépense.
→  Frais de restaurant : ticket, note ou facture électronique ?

Un collaborateur a payé personnellement une dépense

Un collaborateur peut avancer personnellement le paiement d’une dépense réalisée pour l’entreprise et demander ensuite son remboursement.

Il est important de distinguer la personne qui effectue le paiement de l’entreprise identifiée comme cliente sur la facture.

Lorsqu’une facture est établie au nom de l’entreprise, le fait qu’un collaborateur ait avancé son règlement ne change pas l’identité du client figurant sur la facture.

Le justificatif peut être enregistré dans Billit et associé à la dépense concernée selon le processus utilisé par votre entreprise pour le traitement des notes de frais.

Vérifiez votre justificatif

Avant d’enregistrer une dépense, vérifiez notamment :

• que le document correspond bien à une dépense professionnelle ;
• l’identité du fournisseur ;
• la date et le montant ;
• les informations relatives à la TVA ;
• l’identité du client indiquée sur le document lorsqu’elle est requise.

La présence d’un justificatif dans Billit ne signifie pas automatiquement que la TVA est déductible. Les conditions de déduction dépendent notamment de la nature de la dépense et des informations figurant sur le document.

En cas de doute sur le traitement comptable ou fiscal d’une dépense, rapprochez-vous de votre expert-comptable.