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Messages (IMR) et cycle de vie via les PA et Peppol
Lorsqu’une facture électronique est envoyée, différents messages permettent de suivre son traitement dans Billit.
Dans le cadre de la facturation électronique française, quatre statuts du cycle de vie doivent obligatoirement être pris en charge par les Plateformes Agréées : Déposée, Refusée, Encaissée et Rejetée. D’autres statuts peuvent également être échangés afin de fournir des informations complémentaires sur le traitement de la facture.
Les 4 statuts réglementaires obligatoires
| Statut | Signification |
|---|---|
| Déposée (200) | La facture a été acceptée par la plateforme de l’émetteur. La date de dépôt est horodatée. |
| Refusée (210) | Le destinataire refuse la facture pour un motif métier, par exemple en raison d’une erreur sur la facture ou d’un désaccord concernant celle-ci. |
| Encaissée (212) | Le fournisseur indique avoir reçu tout ou partie du paiement. Les informations d’encaissement comprennent notamment la date et le montant. Ce statut est particulièrement important pour les prestations de services pour lesquelles la TVA est exigible à l’encaissement. |
| Rejetée (213) | La facture est rejetée à la suite des contrôles effectués par une plateforme, par exemple en raison d’un format non conforme, d’une incohérence ou d’une anomalie dans les données de la facture. |
Il est important de distinguer Refusée et Rejetée : le refus provient du destinataire pour un motif lié à la facture ou à la relation commerciale, tandis que le rejet résulte des contrôles effectués sur la facture.
Quels autres messages puis-je recevoir ?
En complément des quatre statuts réglementaires obligatoires, d’autres messages peuvent être échangés afin de fournir davantage d’informations sur le traitement de la facture.
Selon les informations transmises par le destinataire ou sa plateforme, différents messages peuvent notamment apparaître dans Billit :
Ces messages ne sont pas tous systématiquement disponibles. Certains retours dépendent du destinataire, de sa Plateforme Agréée et des informations effectivement transmises.
Qu’est-ce qu’un message IMR ?
Un message IMR, ou Invoice Message Response, permet de transmettre un retour concernant le traitement d’une facture électronique.
Lorsqu’une facture électronique est envoyée, Billit peut ainsi recevoir différents messages provenant du destinataire, de sa Plateforme Agréée ou des autres acteurs intervenant dans le traitement de la facture.
Certains messages sont obligatoires dans le cadre du cycle de vie français, tandis que d’autres sont facultatifs.
À quoi servent ces messages ?
| Objectif | Explication |
|---|---|
| Suivre le traitement de la facture | Les messages permettent de connaître les différentes étapes du traitement de la facture. |
| Identifier un rejet ou un refus | Lorsqu’un problème survient, le message reçu peut permettre d’identifier sa nature et, lorsqu’il est disponible, le motif associé. |
| Suivre certaines informations relatives au paiement | Certains messages peuvent indiquer qu’un paiement a été transmis ou qu’un encaissement a été enregistré. |
| Faciliter le suivi des factures | Les différents statuts permettent de mieux suivre les factures envoyées et d’identifier celles qui nécessitent une intervention. |
Où consulter les messages dans Billit ?
Ouvrez la facture de vente envoyée concernée et consultez la rubrique Messages.
Vous pouvez y consulter les informations transmises au cours du traitement de la facture et, lorsqu’un problème est signalé, le motif communiqué.
La disponibilité des différents messages dépend des informations effectivement transmises par les différents intervenants.
Que faire en cas de rejet ou de refus ?
Un statut Refusée ou Rejetée met fin au cycle de vie de la facture concernée. La facture déjà transmise ne peut plus être modifiée dans Billit. Si une correction est nécessaire, une nouvelle facture avec un nouveau numéro doit être créée.
En cas de rejet (213)
Consultez le motif du rejet dans la rubrique Messages de la facture. Lorsque cette information est disponible, vous pouvez également consulter le fichier XML associé pour obtenir davantage de détails.
Le rejet peut notamment être lié à une incohérence dans les données, une erreur de calcul, un identifiant ou une adresse incorrecte, un doublon ou un problème concernant une pièce jointe.
Après avoir identifié le problème :
corrigez les informations à l’origine du rejet ;
annulez la facture rejetée dans votre comptabilité, par exemple au moyen d’un avoir interne ;
créez une nouvelle facture avec un nouveau numéro et les informations corrigées ;
envoyez cette nouvelle facture.
L’avoir interne ne doit pas être envoyé au client ni transmis dans le circuit de facturation électronique.
Si vous ne parvenez pas à identifier la cause du rejet ou si vous estimez que celui-ci n’est pas justifié, contactez le support Billit.
En cas de refus (210)
Un refus est émis par votre client pour un motif métier. Consultez d’abord le motif indiqué dans la rubrique Messages et, si nécessaire, prenez contact avec votre client.
Si le refus est justifié :
annulez la facture refusée dans votre comptabilité, par exemple au moyen d’un avoir interne ;
ne transmettez pas cet avoir au client ;
créez une nouvelle facture avec un nouveau numéro et les informations corrigées ;
envoyez la nouvelle facture au client.
Si vous estimez que le refus n’est pas justifié, contactez d’abord votre client afin de convenir de la suite à donner. Un refus est définitif et ne peut pas être retiré.
Qu’en est-il des messages techniques MLR ?
Des messages techniques MLR (Message Level Response) peuvent également être échangés entre les plateformes afin de signaler un problème de format, de données ou de transmission.
En tant qu’utilisateur de Billit, vous n’avez pas à traiter directement la différence technique entre un message IMR et un message MLR.
Billit centralise les informations pertinentes reçues afin de vous permettre de suivre le traitement de votre facture.
Lorsqu’une intervention de votre part est nécessaire, consultez le motif affiché dans la rubrique Messages de la facture afin d’identifier l’action à effectuer ou contactez le support Billit.
