Pro forma signifie littéralement « pour la forme ». Une facture pro forma est un document provisoire et non comptable qui permet de formaliser une offre commerciale ou de remplir diverses formalités administratives. Dans le commerce international, elle est souvent envoyée automatiquement et fait alors office de confirmation de commande.
En pratique, la facture pro forma est indispensable pour :
Accompagner les envois sans transaction financière : Notamment pour les livraisons d'échantillons ou le remplacement de marchandises sous garantie.
Confirmer une commande : Elle valide l'accord sur les prix, les volumes et les conditions de vente.
Passer les douanes : Elle sert de justificatif pour établir les documents de dédouanement lors des imports/exports.
Sécuriser le paiement : Elle est nécessaire pour ouvrir une lettre de crédit (crédit documentaire) auprès de la banque.
Effectuer des démarches administratives : Utile pour introduire des demandes de permis de d'importation ou souscrire une assurance transport.
Respecter la législation : Elle est obligatoire dans la réglementation de nombreux pays d’importation.
