Dans Billit, vous pouvez choisir d’envoyer vos relances manuellement ou de déléguer entièrement ce processus à Billit pour un envoi automatique.
Pour que Billit puisse envoyer des relances automatiques à vos clients, vous devez au préalable lier votre banque à Billit afin que l'outil sache quelles factures ont déjà été réglées. Suivez ces instructions.
Si vous préférez contrôler l'envoi de vos rappels :
Cliquez sur « Rappels » (ou Relances) dans le sous-menu « Factures » du menu « Ventes ».
La liste de toutes vos factures de ventes impayées et en retard s’affiche à l'écran.
Cliquez sur « Envoyer un rappel » sur la ligne correspondante pour expédier instantanément la relance à votre client.
Suivi de l'historique : La colonne « Nombre de rappels » vous indique combien de relances ce client a déjà reçues pour cette facture, et la colonne « Dernier rappel » vous précise la date exacte du dernier envoi.
Recouvrement : Si le client ne répond pas, l'interface vous permet également d'initier une procédure de recouvrement numérique selon les partenaires disponibles.
En activant la synchronisation bancaire (recommandé), Billit effectue un rapprochement quotidien de vos lignes de compte. Si une facture est détectée comme non payée après sa date d'échéance, le système prend le relais de manière autonome.
Les règles du circuit automatique :
Dès qu’une facture présente un retard de paiement de 2 jours, un premier rappel est envoyé.
Si le paiement n'est toujours pas détecté, Billit relance le client tous les 7 jours.
Le système prévoit un maximum de 5 rappels automatiques par facture.
Aucune relance automatique ne sera envoyée pour les factures dont le retard dépasse 120 jours (ce qui vous évite d'envoyer un mail automatique pour de très vieux litiges).
Comment l'activer ?
Allez dans Paramètres > Généralités et cochez l'option « Envoyer automatiquement des rappels ».
Vous pouvez personnaliser entièrement vos modèles de lettres et d'e-mails de relance directement depuis vos Paramètres > Identité visuelle > Lettre accompagnant le rappel
