Naast de lay-out van je facturen, kun je ook de lay-out en inhoud van de begeleidende brieven en herinneringsmails instellen. Dit zijn de e-mails waarmee je bijvoorbeeld facturen naar je klant verstuurt. Net zoals bij documenten kan je de standaardlay-out aanpassen of meerder templates aanmaken. Eenmaal je meerdere templates hebt aangemaakt, kun je bij het aanmaken van een factuur, offerte, bestelbon, leveringsbon of creditnota bovenaan in het dropdownmenu kiezen welke template je wil gebruiken om de begeleidende brief te lay-outen.
Een brieftemplate zal standaard enkel worden weergegeven in de taal waarin je bedrijfsprofiel is ingesteld. Het platform heeft voor volgende talen een standaardtemplate: Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch, Zweeds.
• Indien de standaardbrief van de taal uit je bedrijfsprofiel niet wordt gewijzigd, zal voor iedere beschikbare taal de standaardtemplate worden gebruikt. Het platform zal dan steeds de standaardtemplate gebruiken in de taal die is ingesteld in de klantenfiche van de klant.
• Indien de standaardbrief (van de taal waarin je bedrijfsprofiel is ingesteld), wordt gewijzigd, dan zal het platform voor de andere beschikbare talen een automatische vertaling maken. De gewijzigde standaardtemplate zal worden vertaald naar de taal van de klant (die is ingesteld in zijn klantenfiche). Je kan ook op voorhand een voorbeeld van de gewijzigde standaardbrief zien in de andere talen. Dit kan door één of meerdere talen toe te voegen via de plus-tab. Je kan meerdere talen selecteren in het venster dat verschijnt na het klikken op de plus-tab. Je kan de lay-out en de inhoud van de brieftemplate dan per taal aanpassen.
Indien de brieftemplate de taal van de klant bevat, dan zal deze worden gebruikt voor de brief. Indien niet, dan zal het platform een automatische vertaling van de geselecteerde template voorstellen.
