Hilfeartikel

(S)FTP steht für (Secure) File Transfer Protocol: ein Standardverfahren zum Austausch von Dateien zwischen Servern. SFTP überträgt diese Dateien über eine verschlüsselte SSH-Verbindung und ist damit sicherer als FTP.

Betreibt Ihr Unternehmen bereits einen SFTP-Server? Dann können Sie ihn mit Billit verbinden. Billit meldet sich alle 20 Minuten bei Ihrem Server an (um :00, :20 und :40 jeder Stunde) und:

• importiert die Rechnungen, die Sie in einem Ordner ablegen (eingehender Datenfluss), und/oder
• exportiert Ihre genehmigten Rechnungen und Gutschriften in einen anderen Ordner (ausgehender Datenfluss).

Sie können einen oder beide Datenflüsse aktivieren. Sie hosten und verwalten den Server selbst: Billit stellt für diese Integration keinen SFTP-Server bereit.

Zwei verschiedene Integrationen

Unter Einstellungen > Integrationen finden Sie zwei Integrationen mit ähnlichem Namen:

Dieser Artikel behandelt die Integration SFTP, die den eingehenden und den ausgehenden Datenfluss steuert.

Die SFTP-Integration aktivieren

1. Melden Sie sich bei Billit an und öffnen Sie das Unternehmen, das Sie verbinden möchten.
2. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
3. Wählen Sie SFTP und klicken Sie auf Verfügbar.
4. Geben Sie die Verbindungsdaten ein (siehe Verbindungseinstellungen unten).
5. Schalten Sie Export von Dokumenten aktivieren und/oder Import von Dokumenten aktivieren ein und füllen Sie die Einstellungen für jeden Datenfluss aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Beim Speichern testet Billit die Verbindung:

• Billit legt in jedem aktivierten Ordner eine kleine Testdatei (test<Nummer>.txt) ab.
• Im Importordner verschiebt Billit die Testdatei anschließend in den Erfolgsordner oder löscht sie, je nach Ihren Einstellungen.
• Existiert ein Ordner noch nicht, erstellt Billit ihn.

Schlägt der Test fehl, sehen Sie die Fehlermeldung Ihres Servers und es wird nichts gespeichert. Prüfen Sie Host, Port, Zugangsdaten und Ordnerberechtigungen.

Verbindungseinstellungen

Tipps

• Geben Sie dem SFTP-Benutzer in den eingestellten Ordnern das Recht zum Lesen, Schreiben, Erstellen von Ordnern, Umbenennen oder Verschieben und Löschen.
• Akzeptiert Ihr Server nur bekannte IP-Adressen? Dann lassen Sie die IP-Adressen von Billit zu (siehe unten).
• Sie kennen Ihre Zugangsdaten nicht? Wenden Sie sich an den IT-Partner, der Ihren Server eingerichtet hat.

Zuzulassende IP-Adressen

Billit verbindet sich von den unten stehenden IP-Adressen mit Ihrem Server. Lassen Sie alle Adressen der Umgebung zu, die Sie verwenden.

Ausgehender Datenfluss: Rechnungen von Billit auf Ihren Server exportieren

Schalten Sie Export von Dokumenten aktivieren ein, damit Billit Ihre Rechnungen auf Ihrem SFTP-Server ablegt.

Was wird wann exportiert?

Billit prüft alle 20 Minuten (um :00, :20 und :40), ob neue Dokumente vorliegen. Ein Dokument, das Sie jetzt genehmigen, ist also in etwa 20 Minuten auf Ihrem Server. Ein Dokument wird exportiert, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind:

• Es ist eine Rechnung oder eine Gutschrift.
• Es wurde genehmigt, und zwar nach der Aktivierung des Exports. Ältere Dokumente werden nicht rückwirkend exportiert.
• Es wurde in den letzten 4 Monaten erstellt.
• Es entspricht der gewählten Rechnungsart (Einnahmen, Ausgaben oder beide).
• Es wurde nicht über dieselbe SFTP-Integration importiert. So werden Dokumente nicht hin und her geschickt. Um es trotzdem zu exportieren, verwenden Sie Filter – Rechnungen exportieren im eingehenden Datenfluss.

Jedes Dokument wird nur einmal exportiert. Nach dem Hochladen zeigt der Verlauf des Dokuments, dass es nach SFTP exportiert wurde.

Dateien auf Ihrem Server

Pro Dokument legt Billit Folgendes ab:

• <Name>.xml: die UBL-Datei. Das PDF ist in die UBL eingebettet, wenn PDF im Ordner ablegen aktiviert ist.
• <Name>.pdf: das PDF der Rechnung (nur mit PDF im Ordner ablegen).
• Eventuelle zusätzliche Anhänge des Dokuments (nur mit PDF im Ordner ablegen).

Mit Datei mit einem öffentlichen Schlüssel verschlüsseln werden diese Dateien pro Dokument in einer einzigen .zip-Datei gebündelt, die Folgendes enthält:

• payload.key.enc: ein zufälliger AES-Schlüssel, verschlüsselt mit Ihrem öffentlichen Schlüssel.
• payload.tar.enc: die Dateien, verschlüsselt mit AES-256-CBC.

Wenn ein Upload fehlschlägt

Billit stoppt den Exportlauf für Ihr Unternehmen und versucht es beim nächsten Lauf, 20 Minuten später, erneut. Dokumente, die im fehlgeschlagenen Lauf bereits hochgeladen wurden, werden gespeichert und nicht zweimal hochgeladen.

Eingehender Datenfluss: Rechnungen von Ihrem Server in Billit importieren

Schalten Sie Import von Dokumenten aktivieren ein, damit Billit alle 20 Minuten (um :00, :20 und :40) Dateien von Ihrem SFTP-Server abholt. Die Dateien landen in der Schnelleingabe und werden wie jedes andere hochgeladene Dokument verarbeitet: Sie werden erkannt, als Verkauf oder Einkauf eingeordnet und zu Rechnungen.

Achtung: Wählen Sie weder In Erfolgsordner verschieben noch Aus Ordner löschen, werden verarbeitete Dateien von Ihrem Server gelöscht.

Achtung: Filter unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung: invoice passt nicht zu Invoice_001.pdf. Wenn Sie sowohl ein Präfix als auch ein Suffix eingeben, muss eine Datei nur einem der beiden entsprechen.

Unterstützte Dateien

Gut zu wissen

Überwachung und Fehlermeldungen

• Die Aktivität der Integration verfolgen Sie unter Einstellungen > Integrationen > Log.
• Kann Billit länger als 1 Tag keine Verbindung zu Ihrem Server herstellen, erscheint in Billit eine Benachrichtigung, dass die Verbindung fehlgeschlagen ist, mit der Meldung „SFTP failed to upload/download with message: …“. Ist E-Mail bei Benachrichtigung senden in Ihren Unternehmenseinstellungen aktiviert, erhalten Sie diese Benachrichtigung auch per E-Mail an Ihre Benachrichtigungsadresse.

Achtung: Schlägt die Verbindung 10 Tage lang fehl, deaktiviert Billit die Integration automatisch. Beheben Sie das Problem und aktivieren Sie die Integration erneut.

Häufige Ursachen: