Help-artikelen

(S)FTP staat voor (Secure) File Transfer Protocol: een standaardmanier om bestanden uit te wisselen tussen servers. SFTP verstuurt die bestanden via een versleutelde SSH-verbinding en is dus veiliger dan FTP.

Heeft je bedrijf al een SFTP-server? Dan kan je die koppelen aan Billit. Billit logt elke 20 minuten in op je server (om :00, :20 en :40 na het uur) en:

• importeert de facturen die je in een map plaatst (inkomende stroom), en/of
• exporteert je goedgekeurde facturen en creditnota's naar een andere map (uitgaande stroom).

Je kan één stroom of beide inschakelen. Je host en beheert de server zelf: Billit levert geen SFTP-server voor deze integratie.

Twee verschillende integraties

Onder Instellingen > Integraties vind je twee integraties met een gelijkaardige naam:

Dit artikel gaat over de integratie SFTP, die de inkomende en de uitgaande stroom regelt.

De SFTP-integratie activeren

1. Log in op Billit en open het bedrijf dat je wil koppelen.
2. Ga naar Instellingen > Integraties.
3. Kies SFTP en klik op Beschikbaar.
4. Vul de verbindingsgegevens in (zie Verbindingsinstellingen hieronder).
5. Zet Export van documenten inschakelen en/of Import van documenten inschakelen aan en vul de instellingen voor elke stroom in.
6. Klik op Opslaan.

Bij het opslaan test Billit de verbinding:

• Billit plaatst een klein testbestand (test<nummer>.txt) in elke map die je inschakelde.
• In de importmap verplaatst Billit het testbestand daarna naar de succesmap of verwijdert het, afhankelijk van je instellingen.
• Bestaat een map nog niet, dan maakt Billit ze aan.

Mislukt de test, dan zie je de foutmelding van je server en wordt er niets opgeslagen. Controleer je host, poort, inloggegevens en maprechten.

Verbindingsinstellingen

Tips

• Geef de SFTP-gebruiker het recht om te lezen, te schrijven, mappen aan te maken, te hernoemen of te verplaatsen en te verwijderen in de mappen die je instelt.
• Aanvaardt je server enkel gekende IP-adressen? Laat dan de IP-adressen van Billit toe (zie hieronder).
• Ken je je inloggegevens niet? Neem dan contact op met de IT-partner die de server voor je opzette.

IP-adressen om toe te laten

Billit maakt verbinding met je server vanaf de IP-adressen hieronder. Laat alle adressen toe van de omgeving die je gebruikt.

Uitgaande stroom: facturen exporteren van Billit naar je server

Zet Export van documenten inschakelen aan om Billit je facturen op je SFTP-server te laten plaatsen.

Wat wordt geëxporteerd, en wanneer?

Billit controleert elke 20 minuten (om :00, :20 en :40) op nieuwe documenten. Een document dat je nu goedkeurt, staat dus binnen ongeveer 20 minuten op je server. Een document wordt geëxporteerd als aan al deze voorwaarden voldaan is:

• Het is een factuur of een creditnota.
• Het is goedgekeurd, en die goedkeuring gebeurde nadat de export geactiveerd werd. Oudere documenten worden niet met terugwerkende kracht geëxporteerd.
• Het werd de voorbije 4 maanden aangemaakt.
• Het past bij het type factuur dat je koos (Inkomsten, Uitgaven of beide).
• Het werd niet via deze zelfde SFTP-integratie geïmporteerd. Zo gaan documenten niet heen en weer. Wil je het toch exporteren, gebruik dan Filter – Facturen exporteren in de inkomende stroom.

Elk document wordt één keer geëxporteerd. Na het opladen zie je in de historiek van het document dat het naar SFTP geëxporteerd is.

Bestanden op je server

Per document plaatst Billit:

• <naam>.xml: het UBL-bestand. De pdf zit in de UBL als PDF in map plaatsen aanstaat.
• <naam>.pdf: de pdf van de factuur (enkel met PDF in map plaatsen).
• Eventuele extra bijlagen van het document (enkel met PDF in map plaatsen).

Met Bestand versleutelen met een publieke sleutel worden deze bestanden per document gebundeld in één .zip-bestand met:

• payload.key.enc: een willekeurige AES-sleutel, versleuteld met je publieke sleutel.
• payload.tar.enc: de bestanden, versleuteld met AES-256-CBC.

Als het opladen mislukt

Billit stopt de exportronde voor je bedrijf en probeert het opnieuw bij de volgende ronde, 20 minuten later. Documenten die in de mislukte ronde al opgeladen waren, worden onthouden en niet twee keer opgeladen.

Inkomende stroom: facturen importeren van je server in Billit

Zet Import van documenten inschakelen aan om Billit elke 20 minuten (om :00, :20 en :40) bestanden te laten ophalen van je SFTP-server. De bestanden komen in de Snelle invoer terecht en worden verwerkt zoals elk ander opgeladen document: ze worden herkend, ingedeeld als verkoop of aankoop en worden facturen.

Let op: Kies je noch Verplaatsen naar succesmap noch Verwijderen uit map, dan worden verwerkte bestanden van je server verwijderd.

Let op: Filters zijn hoofdlettergevoelig: invoice komt niet overeen met Invoice_001.pdf. Vul je zowel een prefix als een suffix in, dan moet een bestand maar met één van de twee overeenkomen.

Ondersteunde bestanden

Goed om te weten

Opvolging en foutmeldingen

• Je volgt de activiteit van de integratie op via Instellingen > Integraties > Log.
• Kan Billit langer dan 1 dag geen verbinding maken met je server, dan verschijnt er in Billit een melding dat de verbinding mislukt is, met het bericht "SFTP failed to upload/download with message: …". Staat E-mail versturen bij melding aan in je bedrijfsinstellingen, dan krijg je deze melding ook per e-mail op je meldingsadres.

Let op: Blijft de verbinding 10 dagen mislukken, dan deactiveert Billit de integratie automatisch. Los het probleem op en activeer de integratie opnieuw.

Vaak voorkomende oorzaken: