Articles d’aide

(S)FTP signifie (Secure) File Transfer Protocol : une méthode standard pour échanger des fichiers entre serveurs. Le SFTP envoie ces fichiers via une connexion SSH chiffrée et est donc plus sûr que le FTP.

Votre entreprise dispose déjà d’un serveur SFTP ? Vous pouvez alors le connecter à Billit. Billit se connecte à votre serveur toutes les 20 minutes (à :00, :20 et :40 de chaque heure) et :

• importe les factures que vous placez dans un dossier (flux entrant), et/ou
• exporte vos factures et notes de crédit approuvées vers un autre dossier (flux sortant).

Vous pouvez activer un seul flux ou les deux. Vous hébergez et gérez le serveur vous-même : Billit ne fournit pas de serveur SFTP pour cette intégration.

Deux intégrations différentes

Sous Paramètres > Intégrations, vous trouvez deux intégrations au nom similaire :

Cet article porte sur l’intégration SFTP, qui gère les flux entrant et sortant.

Activer l’intégration SFTP

1. Connectez-vous à Billit et ouvrez l’entreprise que vous voulez connecter.
2. Allez dans Paramètres > Intégrations.
3. Choisissez SFTP et cliquez sur Disponible.
4. Complétez les données de connexion (voir Paramètres de connexion ci-dessous).
5. Cochez Activer l’export des documents et/ou Activer l’import des documents, puis complétez les paramètres de chaque flux.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Lors de l’enregistrement, Billit teste la connexion :

• Billit place un petit fichier de test (test<numéro>.txt) dans chaque dossier activé.
• Dans le dossier d’import, Billit déplace ensuite le fichier de test vers le dossier de succès ou le supprime, selon vos paramètres.
• Si un dossier n’existe pas encore, Billit le crée.

Si le test échoue, vous voyez le message d’erreur de votre serveur et rien n’est enregistré. Vérifiez votre hôte, votre port, vos identifiants et les droits sur les dossiers.

Paramètres de connexion

Conseils

• Donnez à l’utilisateur SFTP le droit de lire, d’écrire, de créer des dossiers, de renommer ou de déplacer et de supprimer dans les dossiers que vous configurez.
• Votre serveur n’accepte que des adresses IP connues ? Autorisez alors les adresses IP de Billit (voir ci-dessous).
• Vous ne connaissez pas vos identifiants ? Contactez le partenaire informatique qui a installé votre serveur.

Adresses IP à autoriser

Billit se connecte à votre serveur depuis les adresses IP ci-dessous. Autorisez toutes les adresses de l’environnement que vous utilisez.

Flux sortant : exporter les factures de Billit vers votre serveur

Cochez Activer l’export des documents pour que Billit place vos factures sur votre serveur SFTP.

Qu’est-ce qui est exporté, et quand ?

Billit vérifie la présence de nouveaux documents toutes les 20 minutes (à :00, :20 et :40). Un document que vous approuvez maintenant arrive donc sur votre serveur dans les 20 minutes environ. Un document est exporté si toutes ces conditions sont remplies :

• C’est une facture ou une note de crédit.
• Il a été approuvé, et cette approbation a eu lieu après l’activation de l’export. Les documents plus anciens ne sont pas exportés rétroactivement.
• Il a été créé au cours des 4 derniers mois.
• Il correspond au type de facture choisi (Ventes, Achats ou les deux).
• Il n’a pas été importé via cette même intégration SFTP. Cela évite que les documents fassent des allers-retours. Pour l’exporter malgré tout, utilisez Filtre – Exporter les factures dans le flux entrant.

Chaque document n’est exporté qu’une seule fois. Après le chargement, l’historique du document indique qu’il a été exporté vers SFTP.

Fichiers placés sur votre serveur

Pour chaque document, Billit place :

• <nom>.xml : le fichier UBL. Le PDF est intégré dans l’UBL si Placer le PDF dans le dossier est activé.
• <nom>.pdf : le PDF de la facture (uniquement avec Placer le PDF dans le dossier).
• Les éventuelles pièces jointes supplémentaires du document (uniquement avec Placer le PDF dans le dossier).

Avec Chiffrer le fichier avec une clé publique, ces fichiers sont regroupés par document dans un seul fichier .zip contenant :

• payload.key.enc : une clé AES aléatoire, chiffrée avec votre clé publique.
• payload.tar.enc : les fichiers, chiffrés avec AES-256-CBC.

Si un chargement échoue

Billit arrête le cycle d’export de votre entreprise et réessaie au cycle suivant, 20 minutes plus tard. Les documents déjà chargés pendant le cycle échoué sont mémorisés et ne sont pas chargés deux fois.

Flux entrant : importer les factures de votre serveur dans Billit

Cochez Activer l’import des documents pour que Billit récupère les fichiers de votre serveur SFTP toutes les 20 minutes (à :00, :20 et :40). Les fichiers arrivent dans la Saisie rapide et sont traités comme tout autre document chargé : ils sont reconnus, classés en vente ou en achat, puis deviennent des factures.

Attention : Si vous ne choisissez ni Déplacer vers le dossier de succès ni Supprimer du dossier, les fichiers traités sont supprimés de votre serveur.

Attention : Les filtres sont sensibles à la casse : invoice ne correspond pas à Invoice_001.pdf. Si vous complétez à la fois un préfixe et un suffixe, un fichier ne doit correspondre qu’à l’un des deux.

Fichiers pris en charge

Bon à savoir

Suivi et messages d’erreur

• Vous pouvez suivre l’activité de l’intégration dans Paramètres > Intégrations > Log.
• Si Billit ne parvient pas à se connecter à votre serveur pendant plus d’un jour, une notification indiquant que la connexion a échoué apparaît dans Billit, avec le message « SFTP failed to upload/download with message: … ». Si Envoyer un e-mail lors d’une notification est activé dans les paramètres de votre entreprise, vous recevez aussi cette notification par e-mail à votre adresse de notification.

Attention : Si la connexion échoue pendant 10 jours, Billit désactive automatiquement l’intégration. Résolvez le problème et réactivez l’intégration.

Causes fréquentes :