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Für wen?
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Mithilfe dieser Verknüpfung versenden Sie Rechnungen (automatisch) an Octopus: als direkte Buchungen an das Journal oder zur Verarbeitung an den Document Import Viewer. Wenn Ihre Mandanten eine Verknüpfung mit ihren Bankkonten vorgenommen haben, können Sie auch CODA-Dateien in das Journal exportieren. Diese Dateien können Sie dann einfach in Octopus kontrollieren oder verarbeiten.
In Billit fügen Sie mit wenigen Mausklicks Akten anhand der Aktendaten in Octopus hinzu. Dadurch importieren Sie nicht nur die Aktendaten selbst, sondern auch alle Kunden- und Lieferantendaten aus der Octopus-Akte in Billit, einschließlich der Sachkonten. Nach der Buchung sind die Buchungsnummern aus Octopus bei jedem Dokument in Billit zu sehen.
Achtung: Stellen Sie sicher, dass das Webservice-Modul für die Akte in Octopus aktiv ist, dazu gehen Sie auf 'Admin' > 'Benutzer' > 'Berechtigungen' > 'Zugang zum Webservice'.
Wie kann ich die Akten meiner Mandanten im Detail einsehen?
Klicken Sie im Menü auf 'Akten' und dort auf eine Akte. Über das Untermenü Schnelleingabe können Sie sich die Schnelleingabe Ihres Mandanten ansehen und eventuell selbst Dokumente verarbeiten. Im Untermenü 'Detail' klicken Sie auf 'Akte öffnen' im Feld 'Kontoinformationen'. Sie gelangen nun auf die Unternehmerplattform Ihres Mandanten, die auch ihm angezeigt wird.
Kann ich bestimmte Rechnungen einer Akte erneut importieren?
Ja, das ist möglich. Sie gehen genauso vor wie beim ersten Mal, als Sie die Dokumente exportiert haben, klicken aber vor dem Export auf 'Optionen anzeigen' und wählen 'Einschließlich bereits exportiert' aus.
Rechnungen kommen nicht in der Buchhaltung an?
Es kann vorkommen, dass die aus Billit exportierten Rechnungen nicht in der Buchhaltungssoftware ankommen.
Sie bemerken dies, wenn bei 'Exportiert' ein grünes Häkchen steht, Sie aber keine Bestätigung des Status 'Gebucht' und keine 'Buchungsnummer' in Billit erhalten.
Oben rechts (neben der Sprachauswahl und dem Geschenk-Symbol) sehen Sie außerdem ein 'Ausrufezeichen' mit einer roten Anzeige der Anzahl der aufgetretenen Probleme.
Klicken Sie auf das 'Ausrufezeichen', um die nötigen Informationen zum Problem zu erhalten.
Es gibt 2 mögliche Szenarien:
Achtung: Der Export stoppt vollständig, sobald ein Fehler auftritt. Ein erneuter Exportversuch behebt dies nicht. Auch ein Klick auf die Schaltfläche 'Als gelöst markieren' startet den Export nicht erneut, wenn das ursprüngliche Problem nicht behoben wurde.
