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Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, sehen Sie darunter die Layout-Einstellungen für diese Vorlage. Diese bestehen aus einer Kopfzeile – mit dem Namen der Vorlage und den Abständen oben und unten – und einem Layoutfenster, das das eigentliche Layout enthält.
Hier können Sie Ihr Rechnungslayout auf verschiedene Weisen anpassen. Das Rechnungslayout besteht immer aus drei Arten von Elementen:
Die Texte und Werte auf Ihren Rechnungen werden in Ihrem Rechnungslayout durch sogenannte Schlüssel angezeigt, die Sie im Feld „Schlüssel“ rechts neben Ihrem Rechnungslayout finden. Beim Erstellen einer Rechnung werden die Schlüssel aus dem Layout durch die Angaben ersetzt, für die der Schlüssel steht. Es gibt zwei Arten von Schlüsseln:
Diese Schlüssel sind Platzhalter für Wörter wie „Rechnung“, „Adresse“, „Datum“. Obwohl diese Wörter auf jeder Rechnung vorkommen, werden Schlüssel verwendet, damit diese Begriffe auch immer in der richtigen Sprache auf Ihrer Rechnung erscheinen.
Diese Elemente unterscheiden sich von Rechnung zu Rechnung und hängen vom Inhalt einer bestimmten Rechnung ab. Beispiele für inhaltliche Schlüssel sind: Ihre Kundendaten, der Preis eines Produkts, das Rechnungsdatum usw.
Die Angaben, die anstelle der inhaltlichen Schlüssel eingegeben werden müssen, entnimmt Billit Ihrem Unternehmensblatt, dem Kundenblatt des Kunden, an den Sie eine Rechnung stellen, oder den Daten, die Sie bei der Rechnungserstellung eingeben.
Beispiel: Befindet sich der Schlüssel $Order.OrderNumber$ in Ihrem Rechnungslayout, wird in der endgültigen Rechnung jedes Mal die Rechnungsnummer eingegeben. An der Stelle, an der sich der Schlüssel $Order.TotalIncl$ befindet, wird der Gesamtbetrag (einschließlich Umsatzsteuer) Ihrer Rechnung eingegeben.
Sie können selbst entscheiden, welche Schlüssel Sie zu Ihrem Rechnungslayout hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass es gesetzlich vorgeschrieben ist, bestimmte Angaben auf einer Rechnung anzugeben. Das Standardlayout enthält immer alle gesetzlich vorgeschriebenen Schlüssel.
Um Ihrem Rechnungslayout einen Schlüssel hinzuzufügen, klicken Sie zunächst auf die Stelle in Ihrem Layout, an der Sie diesen Schlüssel einfügen möchten (links) und dann auf den Schlüssel, den Sie an dieser Stelle einfügen möchten (rechts in der Liste mit Schlüsseln). Um einen Schlüssel zu löschen, wählen Sie ihn mit dem Cursor aus und löschen Sie ihn mit der „Backspace“-Taste.
Zusätzlich zu den festen Schlüsseln können Sie Schlüssel auch selbst erstellen und Ihrer Rechnung hinzufügen. Diese Schlüssel basieren auf den zusätzlichen Feldern, die Sie in Ihrem Kundenblatt erstellt haben.
Lesen Sie außerdem: Zusätzliches Feld zum Kundenblatt hinzufügen.
Sobald Sie ein zusätzliches Feld erstellt haben, erscheint der Schlüssel für das zusätzliche Feld in der Liste rechts unter „Customers“.
Einige inhaltliche Schlüssel enthalten auch Informationen, die grundsätzlich unveränderlich sind, wie z. B. die Adresse Ihres Unternehmens. Dennoch ist es sinnvoll, die Schlüssel auch für diese Informationen weiterhin zu verwenden. Somit müssen Sie nicht alle Ihre Layoutvorlagen ändern, wenn sich beispielsweise die Adresse Ihres Unternehmens ändert.
