Dans Billit, votre dossier de facturation est techniquement et juridiquement associé à vos identifiants d'entreprise (SIREN / SIRET et numéro de TVA).
Lorsque vous changez de statut juridique (par exemple, passage d’une Entreprise Individuelle à une société type EURL, SARL, SASU), votre entreprise reçoit un tout nouveau numéro SIREN. Étant donné qu’il est impossible de modifier le SIREN pivot au sein d’un dossier Billit existant, vous devez créer un nouveau dossier pour votre société. Vous pourrez ensuite y transférer vos données.
Voici les étapes à suivre pour effectuer cette transition:
Dans le menu supérieur gauche de votre écran, cliquez sur le symbole « + » situé juste à côté du nom de votre entreprise actuelle. Renseignez les informations de votre nouvelle société. Vous pourrez désormais basculer instantanément d'un dossier à l'autre depuis ce menu.
Vous pouvez transférer facilement vos fichiers de travail de votre ancien dossier vers le nouveau :
Ce qui est transférable (Clients, Fournisseurs, Produits) : Rendez-vous dans le menu de chaque liste (ex: Clients), cliquez sur « Exporter » pour télécharger le fichier, puis importez-le dans le nouveau dossier.
Ce qui reste archivé (Factures, Devis, Bons de commande) : Pour des raisons de conformité légale (les documents étant rattachés à votre ancien SIREN), vous ne pouvez pas importer vos anciennes factures dans le nouveau dossier. Pensez à télécharger une archive/sauvegarde complète de vos documents émis pour vos archives personnelles.
Note : Si votre cabinet comptable utilise Billit, il peut également générer et conserver une sauvegarde complète.
Si vous aviez personnalisé le design de vos factures et devis, vous pouvez copier leur structure :
Dans votre ancien dossier, allez dans Paramètres > Identité visuelle > Facture/Devis... > Modifier.
Copiez l'intégralité du « code source » et du code « style ».
Basculez sur votre nouveau dossier, retournez dans le même menu, et collez ces codes dans les encadrés correspondants. Votre mise en page est répliquée !
Si vous souhaitez conserver un accès en ligne permanent à toutes les données et factures de votre ancienne Entreprise Individuelle (sans devoir tout stocker sur votre ordinateur), vous pouvez maintenir ce dossier actif en basculant sur une formule d'abonnement minimale (Licence de démarrage).
Si vous ne souhaitez pas conserver l'accès en ligne à votre ancien historique une fois toutes vos données exportées, contactez directement notre équipe support. Nos techniciens se chargeront de clôturer définitivement le dossier de votre ancienne entreprise individuelle.
Si vous avez commis une erreur et émis une facture depuis votre ancien dossier d'Entreprise Individuelle, vous devez impérativement corriger la situation pour que la facturation soit rattachée au bon numéro SIREN.
Inutile de tout retaper manuellement, suivez simplement cette procédure de bascule :
Étape 1 : Annulez l'erreur dans l'ancien dossier Rendez-vous dans votre ancien dossier (Entreprise Individuelle). Pour chaque facture erronée envoyée, générez et transmettez un avoir (note de crédit) afin d'annuler légalement l'écriture comptable sous votre ancien numéro SIREN.
Étape 2 : Récupérez les factures Téléchargez au format PDF les factures qui contenaient l'erreur depuis votre ancien dossier.
Étape 3 : Basculez et importez dans le nouveau dossier Connectez-vous à votre nouveau dossier (Société). Utilisez la fonctionnalité de Saisie rapide (Fast Input) pour y importer les PDF téléchargés. Le système va lire et pré-remplir les données : vous n'avez pas besoin de recréer les factures de zéro.
Étape 4 : Émettez les nouvelles factures Il ne vous reste plus qu’à valider et envoyer les factures à partir de ce nouveau dossier. Elles seront générées en toute conformité, avec votre nouveau numéro SIREN et selon la suite de numérotation chronologique exacte de votre nouvelle société.
