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Pour qui?
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Si vous utilisez un système de caisse, vous pouvez exporter votre récapitulatif quotidien des ventes, également appelé ticket Z, puis l’importer dans Billit.
Le fichier doit provenir d’un système de caisse agréé ou conforme aux référentiels applicables, notamment ISCA ou NF525.
Cette conformité garantit la fiabilité, l’intégrité et la traçabilité des données enregistrées par la caisse. Pour alimenter l’e-reporting, les informations du fichier doivent ensuite être intégrées dans un document de vente structuré dans Billit.
Les référentiels applicables aux systèmes de caisse permettent notamment de garantir :
l’inaltérabilité des données enregistrées ;
la sécurisation des opérations ;
la conservation des données ;
l’archivage et la traçabilité des clôtures de caisse.
Ils garantissent ainsi que les informations reprises dans le ticket Z proviennent d’un système de caisse fiable et que les ventes enregistrées ne peuvent pas être supprimées ou modifiées sans laisser de trace.
La conformité du système de caisse ne garantit toutefois pas automatiquement que la structure du fichier exporté pourra être reconnue et traitée par Billit. Le fichier doit également utiliser un format compatible avec Billit.
Le fichier doit permettre d’identifier les recettes réalisées au cours d’une journée.
Les données doivent notamment être ventilées :
par date ;
par catégorie d’opération : biens, services ou opérations mixtes ;
par taux de TVA ;
avec le montant hors taxes correspondant à chaque taux de TVA ;
avec le montant de TVA correspondant à chaque taux ;
avec le montant total toutes taxes comprises.
Lorsque plusieurs taux de TVA figurent dans le ticket Z, les montants ne doivent pas être regroupés sous un taux unique. Chaque taux doit être repris séparément, avec sa base imposable et le montant de TVA correspondant.
Les données d’encaissement doivent également être disponibles lorsqu’elles sont nécessaires à l’e-reporting, notamment pour certaines prestations de services soumises à la TVA sur les encaissements.
Aucune transaction devant faire l’objet d’une facture électronique B2B ne doit être incluse dans le récapitulatif B2C, sauf dans les cas particuliers prévus par la réglementation.
Le mode d’intégration dépend du format du fichier et de la connexion utilisée avec Billit.
Lorsqu’un fichier structuré compatible, par exemple au format XML ou UBL, est transmis par le logiciel de caisse au moyen d’une intégration correctement configurée, Billit peut créer automatiquement le document correspondant dans le menu Ventes.
Après l’importation, ouvrez le document de vente créé et vérifiez notamment :
la date du ticket Z ;
l’indication qu’il s’agit de ventes réalisées avec des particuliers ;
la catégorie des opérations : biens, services ou opérations mixtes ;
les différents taux de TVA ;
le montant hors taxes correspondant à chaque taux ;
le montant de TVA correspondant à chaque taux ;
le montant total toutes taxes comprises ;
les données d’encaissement lorsqu’elles doivent être déclarées.
L’importation automatique dépend de la structure du fichier transmis et de la configuration de l’intégration. Un fichier XML n’est donc pas automatiquement compatible du seul fait de son format ou de la conformité du logiciel de caisse aux référentiels ISCA ou NF525.
Si aucune importation automatique n’est configurée, rendez-vous dans le menu Saisie rapide, puis ajoutez le fichier exporté depuis votre système de caisse.
Après l’importation :
ouvrez le document dans Billit ;
vérifiez les informations reconnues ;
transformez le document en facture de vente ;
indiquez qu’il s’agit d’une vente réalisée avec un particulier ;
sélectionnez le type de processus métier correspondant : biens, services ou opération mixte ;
vérifiez la date du ticket Z ;
vérifiez les différents taux de TVA ainsi que les montants HT et la TVA correspondant à chaque taux ;
vérifiez le montant total TTC ;
enregistrez le document.
Dans les deux cas, un document de vente contenant les données structurées nécessaires doit être créé dans Billit avant que les opérations puissent alimenter l’e-reporting B2C.
Le type de processus métier permet à Billit de déterminer la nature des opérations reprises dans le ticket Z :
Facture de biens pour les ventes de marchandises ;
Facture de services pour les prestations de services ;
Facture mixte lorsque le récapitulatif comprend à la fois des biens et des services.
Si le ticket Z comprend plusieurs catégories d’opérations, vérifiez que le type de processus métier sélectionné correspond bien aux données provenant du système de caisse.
Pour les prestations de services soumises à la TVA sur les encaissements, les données de paiement doivent également être enregistrées dans Billit.
Ces informations permettent de déclarer les montants effectivement encaissés et complètent l’e-reporting des transactions réalisé à partir du ticket Z.
Si l’entreprise a opté pour la TVA sur les débits ou si l’opération relève d’une autre règle d’exigibilité, le traitement peut être différent.
Un fichier simplement ajouté dans Billit comme pièce jointe ne peut pas, à lui seul, alimenter l’e-reporting.
Le fichier doit être traité afin de créer, dans le menu Ventes, un document contenant les données structurées nécessaires à leur transmission.
La conformité ISCA ou NF525 garantit la fiabilité des données provenant du système de caisse. Elle ne garantit pas la compatibilité technique du fichier avec Billit.
Si Billit ne parvient pas à reconnaître ou à traiter la structure du fichier exporté, contactez le support afin d’en vérifier la compatibilité et les éventuels paramètres nécessaires.
Billit transmet ensuite les données à l’administration selon le régime de TVA et le calendrier configurés dans Mon entreprise > E-reporting.
