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Si votre logiciel ERP est capable de générer des factures au format XML, vous pouvez automatiser leur importation dans Billit ainsi que leur envoi à vos clients, sans devoir mettre en place une intégration API.

Prérequis : vérifier la compatibilité du fichier XML

Assurez-vous que votre logiciel ERP génère des fichiers XML avec une structure UBL compatible avec Billit.

Pour le vérifier, importez manuellement une facture XML de test via la Saisie rapide de Billit.

Si le document est correctement reconnu et que les données de la facture sont préremplies, vous pouvez mettre en place l'automatisation. Dans le cas contraire, contactez l'éditeur de votre logiciel ERP afin de vérifier ou d'adapter le format d'exportation.

1. Activer le traitement automatique des fichiers XML

1. Allez dans Paramètres > Généralités > Saisie rapide.
2. Activez l'option « Traiter automatiquement les fichiers UBL pour les ventes ».

Cette option permet à Billit de traiter automatiquement les fichiers XML compatibles reçus dans votre Saisie rapide et de les ajouter à vos Ventes.

2. Activer l’envoi automatique des factures

1. Allez dans Paramètres > Généralités > Avancé.
2. Activez l'option « Envoyer automatiquement les factures aux clients ».

Une fois cette option activée, Billit traite automatiquement les factures prêtes à être envoyées.

Pour les entreprises françaises, Billit intervient en tant que Plateforme Agréée (PA) pour la transmission et la réception des factures électroniques entrant dans le champ de la réforme française.

Lorsque la facture doit être transmise électroniquement, Billit prend en charge son acheminement via le circuit de facturation électronique applicable. Peppol peut être utilisé comme réseau d'échange lorsque cela est applicable.

Pour les documents qui ne relèvent pas de l'obligation de facturation électronique, le canal d'envoi approprié est utilisé selon la situation et la configuration du destinataire.

3. Transmettre automatiquement vos fichiers XML à Billit

Configurez votre ERP afin qu'il envoie automatiquement vos fichiers XML vers l'adresse e-mail dédiée de votre Saisie rapide Billit.

Dans la Saisie rapide, deux adresses e-mail sont disponibles :

• Ne pas diviser les fichiers
• Diviser les fichiers

Choisissez l'adresse correspondant au traitement souhaité.

L'adresse « Ne pas diviser les fichiers » se présente par exemple sous cette forme :

nomdevotreentreprise-nosplit@my.billit.be

Votre ERP peut ainsi envoyer automatiquement les factures XML vers Billit. Elles sont ensuite traitées dans Billit et, lorsque les conditions sont remplies, envoyées automatiquement à vos clients via le canal approprié.