Hilfeartikel

Sobald Ihre Bank verknüpft ist, wird Billit die meisten Ihrer Rechnungen automatisch auf der Grundlage der importierten Banktransaktionen ausziffern. Selbst wenn ein Kunde beim Bezahlen falsche Angaben macht, kann Billit in den meisten Fällen die Transaktion der richtigen Rechnung zuordnen oder zumindest einen Vorschlag machen, um welche Rechnung es sich handelt. Dennoch kann es Situationen geben, in denen dies nicht der Fall ist. In diesem Fall müssen Sie die Transaktionen manuell verarbeiten.

Wenn Sie das Menü „Bank“ aufrufen, erhalten Sie eine Übersicht über alle Transaktionen, die in Billit importiert wurden. Wenn neben einer Transaktion ein grünes Häkchen zu sehen ist, wurde die Transaktion erfolgreich mit einer Rechnung verknüpft. Wenn ein rotes Ausrufezeichen angezeigt wird, hat Billit keine Rechnung zu dieser Transaktion gefunden.

Hierfür kann es mehrere Gründe geben:

• Es fehlen Angaben in der Transaktion (z. B. keine strukturierte Mitteilung)
• Der gezahlte Betrag stimmt nicht mit dem Rechnungsbetrag überein (z. B. doppelte Zahlung einer Rechnung oder Ihr Kunde hat zu viel bezahlt)
• Es gibt keine Rechnung in Billit, die mit der Transaktion verknüpft werden kann (z. B. Überweisung der Miete für Immobilien)
• Die Rechnung ist noch nicht in Billit hochgeladen worden.

Wenn eine Transaktion nicht mit einer Rechnung verknüpft werden konnte, können Sie Folgendes tun:

• Die Transaktion selbst mit einer Rechnung verknüpfen:

Klicken Sie im Menü „Bank“ auf die Transaktion.

Sobald Sie die Transaktion geöffnet haben, können Sie die entsprechende Rechnung manuell mit ihr verknüpfen. Dazu klicken Sie bei der gewünschten Rechnung auf „Mit Transaktion verknüpfen“. Sie können die Rechnung nicht auf Anhieb in der Liste finden? Benutzen Sie dann die Suchfunktion.

• Die Transaktion ohne Rechnung verarbeiten

Manchmal kann es vorkommen, dass einer bestimmten Transaktion keine Rechnung zugeordnet ist. Aktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen „Verarbeitet“ und fügen Sie unter „Interne Informationen“ weitere Informationen zur Verarbeitung hinzu. Dies kann z. B. bei Mieteinnahmen der Fall sein, für die keine Rechnung ausgestellt wird.

• Eine doppelte Zahlung zurückerstatten

Wenn eine Rückerstattung für eine Transaktion erfolgen muss, weil Ihr Kunde versehentlich eine Rechnung doppelt bezahlt hat, ist es besser, diese Transaktion nicht als „Verarbeitet“ zu kennzeichnen, sondern im Feld „Interne Informationen“ Folgendes einzutragen: „Rückerstattung“, und speichern Sie die Transaktion.

Gehen Sie anschließend im Menü „Bank“ zum Untermenü „Übersicht“ und geben Sie im Suchfeld das Wort „Rückerstattung“ ein. Stellen Sie den Suchfilter auf „Nicht verarbeitet“ und „Einnahmen“ ein. Daraufhin erhalten Sie einen Überblick über die Transaktionen, die Sie Ihren Kunden zurückerstatten müssen. Wählen Sie die gewünschte Transaktion aus und klicken Sie unten auf „Nicht zugeordneten Betrag zurückerstatten“.

Auf dem nächsten Bildschirm können Sie eine Zahlungsdatei für diese Rückerstattung anlegen. Sie können diese Zahlungsdatei in Ihre Banking-Software importieren. Auf diese Weise müssen Sie die Angaben nicht selbst neu eingeben und verringern die Gefahr von Fehlern bei der Rückerstattung.

Nach der Zahlung erscheint diese Transaktion auch in Ihrer Transaktionsübersicht im Menü „Bank“. Vergessen Sie nicht, diese Transaktion manuell auf „Verarbeitet“ zu setzen. Im Informationsfeld können Sie dann ggf. angeben, dass es sich um eine Rückerstattung handelt.

Sie können nun auch die ursprüngliche Transaktion auf „Verarbeitet“ setzen. Schließlich haben Sie diese zurückgezahlt und es ist nicht mehr nötig, eine Rechnung mit dieser Transaktion zu verknüpfen. Um sicherzugehen, welche Transaktionen Sie zurückerstattet haben, können Sie das Informationsfeld für die ursprüngliche Transaktion auch mit „Bezahlt“ ausfüllen. Somit wissen Sie, dass Sie diese Rückerstattung vorgenommen haben.

• Den zu viel gezahlten Betrag zurückerstatten

Hat Ihr Kunde zu viel gezahlt und Sie müssen nur einen Teil der Transaktion zurückerstatten? Verknüpfen Sie dann die Rechnung mit der Transaktion. Der zu viel gezahlte Betrag verbleibt in dieser Transaktion als „Zuzuordnender Betrag“. Klicken Sie dann auf „Nicht zugeordneten Betrag zurückerstatten“ und befolgen Sie die oben beschriebenen Schritte, um Ihrem Kunden den zu viel gezahlten Betrag zurückzuerstatten.

• Eine Rechnung verarbeiten, die bar bezahlt wurde

Wenn Ihr Kunde eine Rechnung in bar bezahlt hat, gibt es natürlich keine zu verknüpfende Transaktion. Klicken Sie in diesem Fall in der Übersicht im Menü „Einnahmen“ auf die Rechnung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Bezahlt“, geben Sie das Datum und die Zahlungsmethode ein und klicken Sie auf „Speichern“. Die Rechnung wird nun in der Übersicht als bezahlt ausgewiesen und muss daher nicht mehr mit einer Transaktion verknüpft werden.