Dans ce menu, vous trouverez les transactions bancaires importées automatiquement ou manuellement.
Une fois votre compte bancaire synchronisé, Billit associe automatiquement la plupart de vos factures aux transactions bancaires importées. Même si un client fait une erreur de saisie dans le libellé de son virement, Billit est généralement capable de lier la transaction à la bonne facture ou vous proposera une suggestion.
Cependant, dans certaines situations, le rapprochement automatique est impossible. Vous devrez alors traiter les transactions manuellement.
Dans le menu « Banque », vous accédez à l'historique de toutes les transactions importées :
Coche verte : La transaction a été associée avec succès à une facture.
Point d’exclamation rouge : Billit n’a trouvé aucune facture correspondante.
Pourquoi une transaction reste-t-elle en anomalie ?
Des données sont manquantes dans le libellé du virement (absence de référence ou de numéro de facture).
Le montant payé ne correspond pas au montant de la facture (le client a payé deux fois ou a versé un montant trop élevé).
Il n’existe aucune facture dans Billit pour cette transaction (par exemple : le virement d'un loyer perçu ou un remboursement de charges).
La facture n'a pas encore été importée dans Billit.
Comment traiter une transaction non associée ?
Cliquez sur la transaction dans le menu « Banque ».
Recherchez la facture correspondante dans la liste (utilisez la barre de recherche si elle n'apparaît pas immédiatement).
Cliquez sur « Lier à la transaction » sur la facture souhaitée.
Pour les opérations qui ne nécessitent pas de facture (ex: encaissement d'un loyer sans émission de facture), cochez simplement la case « Traité ». Vous pouvez ajouter une note dans le champ « Informations internes » pour votre comptabilité.
Si un client a payé deux fois la même facture par erreur, ne cochez pas la transaction comme « Traitée ».
Ouvrez la transaction et écrivez manuellement le texte « À rembourser » dans le champ « Informations internes », puis sauvegardez.
Ensuite, rendez-vous dans le sous-menu « Vue d’ensemble » du menu « Banque », et entrez les mots « à rembourser » dans le champ de recherche. Placez le filtre de recherche sur « Non traité » et « Ventes ». Vous obtenez alors la liste des transactions à rembourser à vos clients. Sélectionnez la transaction souhaitée et cliquez sur le bouton orange « Payer ».
À l’écran suivant, vous pouvez générer un fichier de paiement SEPA pour ce remboursement. Vous n’avez donc pas à retaper les données vous-même, ce qui élimine le risque d’erreurs lors du remboursement.
Après le virement, cette transaction apparaîtra également dans votre vue d’ensemble des transactions (menu « Banque »). N’oubliez pas d’attribuer manuellement le statut « Traité » à cette nouvelle transaction. Dans le champ d’information, vous pouvez indiquer qu’il s’agit d’un remboursement.
Le statut « Traité » peut maintenant être attribué à la transaction d’origine (le double paiement reçu) également. En effet, vous l’avez remboursée et il n’est plus nécessaire de lier une facture à cette ligne. Pour votre suivi comptable, vous pouvez écrire « Remboursé » dans le champ d’information de la transaction d’origine. Vous saurez ainsi immédiatement que ce remboursement a bien été régularisé.
Si votre client a payé un montant supérieur à la facture et que vous devez lui rendre la différence :
Liez d'abord la facture à la transaction.
L'excédent apparaîtra alors sous la mention « Montant à réconcilier ».
Cliquez sur « Rembourser le montant qui n’a pas été réconcilié » et suivez la même procédure que pour un double paiement afin de générer le fichier de virement.
Si un client vous règle en liquide, aucune transaction bancaire n'apparaîtra.
Rendez-vous dans le menu « Ventes » et ouvrez la facture concernée.
Cochez la case « Payé ».
Renseignez la date, sélectionnez le mode de paiement « Espèces » (ou « Caisse »), puis cliquez sur « Sauvegarder ». La facture passera immédiatement au statut payé.
