Articles d’aide

Une fois que votre banque est liée, Billit pointe automatiquement la plupart de vos factures sur la base des transactions bancaires importées. Même si un client utilise des données erronées pour effectuer son paiement, Billit sera, dans la plupart des cas, en mesure de lier la transaction à la facture adéquate ou pourra au minimum formuler une suggestion visant à identifier la facture concernée. Cependant, il existe des situations qui ne le permettent pas. Vous devrez alors traiter les transactions manuellement.

Lorsque vous vous rendez dans le menu « Banque », vous obtenez un aperçu de toutes les transactions qui ont été importées dans Billit. Si une coche verte se trouve à côté d’une transaction, celle-ci a été liée avec succès à une facture. Si un point d’exclamation rouge est affiché, Billit n’a pas trouvé de facture correspondant à cette transaction.

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation :

• des données sont manquantes dans la transaction (absence de communication structurée, par exemple) ;
• le montant payé ne correspond pas au montant figurant sur la facture (double paiement d’une facture ou le client a trop payé, par exemple) ;
• il n’existe aucune facture dans Billit qui puisse être liée à la transaction (par exemple virement du loyer d’un bien immobilier) ;
• la facture n’a pas encore été chargée dans Billit.

Lorsqu’une transaction n’a pas pu être liée à une facture, vous pouvez procéder comme suit :

• Lier vous-même la transaction à une facture :

Cliquez sur la transaction dans le menu « Banque ».

Une fois la transaction ouverte, vous pouvez lier manuellement la facture adéquate. Vous pouvez le faire en cliquant sur « Lier à la transaction » pour la facture souhaitée. Vous ne trouvez pas immédiatement la facture dans la liste ? Utilisez la fonction de recherche.

• Traiter la transaction manuellement sans facture

Il arrive parfois qu’aucune facture ne corresponde à une transaction précise. Cochez la case « Traité » et, si nécessaire, ajoutez des informations supplémentaires concernant le traitement sous « Informations internes ». Cela peut se produire, par exemple, dans le cas de revenus locatifs pour lesquels aucune facture n’est établie.

• Rembourser un double paiement

Si une transaction doit être remboursée parce que votre client a payé une facture deux fois par erreur, ne cochez pas cette transaction comme étant « Traitée », mais indiquez « À rembourser » dans le champ « Informations internes » et sauvegardez la transaction.

Ensuite, rendez-vous dans le sous-menu « Vue d’ensemble » du menu « Banque », et entrez les mots « à rembourser » dans le champ de recherche. Placez le filtre de recherche sur « Non traité » et « Ventes ». Vous obtenez alors une vue d’ensemble des transactions à rembourser à vos clients. Sélectionnez la transaction souhaitée et cliquez sur «  ».

À l’écran suivant, vous pouvez générer un fichier de paiement pour ce remboursement. Vous pouvez importer ce fichier de paiement dans votre logiciel bancaire. Vous n’avez donc pas à retaper les données vous-même et vous réduisez le risque d’erreurs lors du remboursement.

Après le paiement, cette transaction apparaîtra également dans votre vue d’ensemble des transactions dans le menu « Banque ». N’oubliez pas d’attribuer manuellement le statut « Traité » à cette transaction. Dans le champ d’information, vous pouvez éventuellement indiquer qu’il s’agit d’un remboursement.

Le statut « Traité » peut maintenant être attribué à la transaction d’origine également. En effet, vous l’avez remboursée et il n’est plus nécessaire de lier une facture à cette transaction. Pour savoir avec certitude quelles transactions vous avez remboursées, vous pouvez également écrire « Payé » dans le champ d’information de la transaction d’origine. Vous savez ainsi que vous avez effectué ce remboursement.

• Remboursement du trop-payé

Votre client a payé un montant excédentaire et vous ne devez rembourser qu’une partie de la transaction ? Dans ce cas, liez la facture à la transaction. Le trop-payé figurera en tant que « Montant à réconcilier » pour cette transaction. Cliquez ensuite sur « Rembourser le montant qui n’a pas été réconcilié » et suivez les étapes décrites ci-dessus pour rembourser le trop-perçu à votre client.

• Traitement d’une facture payée en espèces

Si votre client a payé une facture en espèces, il n’y a bien évidemment aucune transaction à lier. Dans ce cas, cliquez sur la facture dans la vue d’ensemble du menu « Ventes ». Cochez la case située à côté de « Payé », indiquez la date et le mode de paiement, puis cliquez sur « Sauvegarder ». La facture apparaîtra désormais dans la vue d’ensemble comme étant payée et n’a donc plus besoin d’être liée à une transaction.