Dankzij deze koppeling verstuur je te verwerken facturen (automatisch) naar Briljant in de vorm van UBL-bestanden. Indien je ondernemers hun bankrekeningen hebben gekoppeld, kan je ook CODA-bestanden exporteren. Deze bestanden kan je vervolgens eenvoudig in Briljant verwerken.
Opgelet: Om UBL-facturen te kunnen importeren in Briljant moet je eerst de module Kluwer Exchange UBL installeren (Stap 6).
Om elektronische facturen in het formaat UBL en/of Kluwer Exchange in te lezen in Briljant Account, moet u eerst de module Kluwer Exchange UBL installeren.
Hiervoor gaat u via de Windows verkenner naar de folder ?:\Briljant\config\clientsetup
Indien u werkt met Briljant onder het Centraal dossierbeheer gaat u naar de folder : ?:\Kluwer\Finfisc\Briljant\config\clientsetup
Met de rechtermuisknop klikt u op het bestand setupUBL.exe, waarna u kiest voor Uitvgoeren als Administrator om de installatie te starten.
Deze module installeert u op iedere PC/werkpost waar u de UBL-import wenst uit te voeren.
Werkwijze UBL Import Wizard
Je gaat via Ingeven, Aankoopfacturen/Verkoopfacturen naar het betreffende aankoopdagboek/verkoopboek.
Via rechtermuisknop kies je voor Inlezen elektronische facturen of je gebruikt de toetsencombinatie
CTRL + F7.
Je gaat naar de locatie waar u het UBL of Peppol bestand van je leverancier/klant hebt bewaard. Vervolgens selecteer je het bestand dat je wenst te importeren.
Indien het programma de betreffende leverancier/klant niet vindt in de leverancierslijst van Briljant, verschijnt onderstaand scherm.
Je hebt de mogelijkheid om de leverancier/klant aan te maken of je kunt naar het leveranciersscherm/klantenscherm gaan om de juiste leverancier/klant te selecteren. Vervolgens wordt het detail van de factuur getoond. Je kunt nu de grootboekrekeningen aanvullen, indien nodig, en de factuur bewaren met F5. Je hebt de mogelijkheid om de grootboekrekening aan te passen. De volgende keer dat u gaat importeren zal het programma rekening houden met deze aanpassingen.
Je kunt ook meerdere facturen gelijktijdig selecteren om te importeren door gebruik te maken van de Shift- of Ctrl-toets.
Tijdens het importeren van meerdere documenten, heb je steeds de mogelijkheid om via rechtermuisknop het inlezen van de facturen te annuleren of over te gaan naar de volgende factuur. Bijvoorbeeld indien je voor een bepaald document nog iets wenst na te kijken.
Je hebt ook de mogelijkheid om de UBL- of Peppol-facturen van uw leverancier te slepen vanuit de Windows verkenner naar het aankoopdagboek. Dit is wel steeds factuur per factuur. Het is niet mogelijk om een selectie van meerdere documenten te slepen naar Briljant Account.
Indien er een grootboekrekening wordt gebruikt die analytisch staat ingesteld, zal het programma tijdens het importeren vragen om de analytische uitsplitsing mee te geven.
