Help-artikelen

Na de voorbereiding in Clockify en Billit maak je in Zapier een zap. Die maakt bij elke tijdsregistratie in Clockify een factuur in Billit aan of werkt ze bij.

Stap 1: Een Zapier-account aanmaken

Ga naar de website van Zapier, maak een account aan en meld je aan. Voor deze koppeling heb je maar één trigger en één actie nodig, dus een gratis account volstaat.

Stap 2: Een zap aanmaken

Een zap is een workflow met minstens een trigger in één tool en een actie in een andere (of dezelfde) tool. Bij deze koppeling is de trigger een tijdsregistratie in Clockify. De actie is een factuur aanmaken en opmaken in Billit, met de geregistreerde tijd en de uurprijs die bij de tag (productreferentie) in Clockify hoort.

Klik na het aanmelden linksboven op Make a Zap en geef je zap een naam.

Stap 3: De trigger instellen

1. Typ Clockify in het zoekvak van je zap en klik op het Clockify-icoon.
2. Kies in de keuzelijst bij Trigger Event de optie New Time Entry en klik op Continue.
3. Meld je in Zapier aan bij Clockify, zodat Zapier gegevens uit je Clockify-account mag ophalen. Klik op Log in with Clockify.
4. Geef in het venster dat opent de API-key van je Clockify-account in. Die vind je in Clockify: klik rechtsboven op het bolletje met je initialen, scroll naar beneden op je profielpagina en kopieer de API-key.
5. Selecteer in Zapier je workspace en klik op Continue.
6. Zapier stelt voor om je trigger te testen. Heb je nog geen gegevens in Clockify? Voeg dan eerst een tijdsregistratie (Time entry) toe in je project, anders heeft Zapier geen gegevens voor de test.
7. Duid bij die tijdsregistratie de juiste klant en tag (of product) aan.
8. Ga terug naar Zapier, voer de test uit en klik op Continue.

Stap 4: De actie instellen

1. Klik in je zap op het kader Action. De actie is een factuur maken in Billit.
2. Typ Billit in de zoekbalk en klik op het Billit-icoon.
3. Kies in de keuzelijst bij Action Event de optie Update or add Invoice en klik op Continue.
4. Meld je aan bij Billit. Beheer je meerdere bedrijven met je login? Kies dan op het tweede scherm het juiste bedrijf en klik op Continue.
5. Kies op het volgende scherm welke gegevens uit Clockify de actie gebruikt. Selecteer ze telkens in de keuzelijst (gebruik eventueel de zoekfunctie):

Let op: Kopieer het formaat voor Quantity niet. Typ eerst een hoofdletter H en voeg dan het veld Duration Hours uit Clockify toe, zodat de getallen worden overgenomen. Doe dat ook voor het andere veld.

Stap 5: Testen en de zap activeren

1. Zapier vraagt opnieuw om een test. Als je die uitvoert, wordt er een factuur aangemaakt in Billit.
2. Verwijder die testfactuur daarna in Billit.
3. Activeer de zap.