Help-artikelen

Na de voorbereiding in Toggl en Billit maak je in Zapier een zap. Die maakt bij elke tijdsregistratie in Toggl een factuur in Billit aan of werkt ze bij.

Stap 1: Een Zapier-account aanmaken

Ga naar de website van Zapier, maak een account aan en meld je aan. Voor deze koppeling heb je maar één trigger en één actie nodig, dus een gratis account volstaat.

Stap 2: Een zap aanmaken

Een zap is een workflow met minstens een trigger in één tool en een actie in een andere (of dezelfde) tool. Bij deze koppeling is de trigger een tijdsregistratie in Toggl. De actie is een factuur aanmaken en opmaken in Billit, met de geregistreerde tijd en de uurprijs die bij de tag (productreferentie) in Toggl hoort.

Klik na het aanmelden linksboven op Make a Zap en geef je zap een naam.

Stap 3: De trigger instellen

1. Typ Toggl in het zoekvak van je zap en klik op het Toggl-icoon.
2. Kies in de keuzelijst bij Trigger Event de optie New Time Entry en klik op Continue.
3. Meld je in Zapier aan bij Toggl, zodat Zapier gegevens uit je Toggl-account mag ophalen. Klik op Log in with Toggl.
4. Geef in het venster dat opent de API-key van je Toggl-account in. Die vind je in Toggl: klik linksonder op het icoon naast je accountnaam en e-mailadres, scroll op je profielpagina naar beneden en kopieer de API-key.
5. Selecteer in Zapier je workspace en klik op Continue.
6. Zapier stelt voor om je trigger te testen. Heb je nog geen gegevens in Toggl? Voeg dan eerst een tijdsregistratie (Time entry) toe in je project, anders heeft Zapier geen gegevens voor de test.
7. Duid bij die tijdsregistratie de juiste klant en tag (of product) aan.
8. Ga terug naar Zapier, voer de test uit en klik op Continue.

Stap 4: De actie instellen

1. Klik in je zap op het kader Action. De actie is een factuur maken in Billit.
2. Typ Billit in de zoekbalk en klik op het Billit-icoon.
3. Kies in de keuzelijst bij Action Event de optie Update or add Invoice en klik op Continue.
4. Meld je aan bij Billit. Beheer je meerdere bedrijven met je login? Kies dan op het tweede scherm het juiste bedrijf en klik op Continue.
5. Kies op het volgende scherm welke gegevens uit Toggl de actie gebruikt. Selecteer ze telkens in de keuzelijst (gebruik eventueel de zoekfunctie):

Stap 5: Testen en de zap activeren

1. Zapier vraagt opnieuw om een test. Als je die uitvoert, wordt er een factuur aangemaakt in Billit.
2. Verwijder die testfactuur daarna in Billit.
3. Activeer de zap.