-
-
-
-
-
Voor wie?
-
-
-
-
Met OCR (Optical Character Recognition) herkent Billit automatisch gegevens op toegevoegde pdf-facturen en leest ze uit. Dat versnelt het verwerken en beperkt manuele invoer. Je leest hoe OCR werkt, wat je ervan mag verwachten en wat je doet als OCR iets verkeerd leest.
OCR is sterk geëvolueerd, maar blijft een automatisch proces dat niet onfeilbaar is. Controleer de voorgestelde gegevens daarom altijd zorgvuldig en pas ze waar nodig handmatig aan, voordat je de factuur verwerkt.
Een veld corrigeren
Het btw-tarief is fout
Kies rechtsboven het juiste btw-tarief. Het percentage wordt overgenomen in de orderlijnen; per lijn kan je een ander percentage kiezen. Zie Het btw-tarief van een aankoopfactuur kiezen.
De leverancier is fout
Corrigeer het veld zoals hierboven. Kijk daarna ook de categorie na: Billit stelt de categorie voor op basis van de leverancier.
De vervaldag is fout
Billit neemt de betalingstermijn over van de factuur. Je kan ook de betalingstermijn van de leverancier gebruiken in plaats van OCR.
De productlijnen ontbreken
OCR leest enkel totaalbedragen uit. Product- of orderlijnen worden niet automatisch herkend of ingevuld. Heb je ze nodig, dan vul je ze zelf in.
Waarom maakt OCR fouten?
| Oorzaak | Toelichting |
|---|---|
| Slechte kwaliteit van het document | Vervormde scans, gekreukte of scheve papieren, onleesbare tekst door een lage resolutie of handgeschreven notities. |
| Onconventionele of complexe lay-out | Sommige facturen zijn onduidelijk opgebouwd of bevatten te veel grafische elementen. Informatie staat op onverwachte plaatsen, bijvoorbeeld het btw-nummer onderaan de pagina. |
| Taal- of notatieverschillen | Valutasymbolen, datumnotaties, het gebruik van komma of punt en meertalige documenten. |
| Vergelijkbare gegevens door elkaar | Verschillende datums op de factuur (aanmaakdatum, leveringsdatum, vervaldatum) of meerdere bedragen (totaal, excl. btw, voorschot…). |
Welke documenten leest OCR het best?
Heb je een factuur al opgeslagen met foute gegevens? Stuur ze terug naar de Snelle invoer en verwerk ze opnieuw.
