Help-artikelen

Stap 1: vul de gegevens van de klant in

Ga naar Klanten > Klanten en vul voor de klant voor wie je de kilometerstand moet doorgeven de nodige gegevens in:

• Kentekenplaat: de nummerplaat van de wagen waarvan je de gegevens naar Car-Pass wil sturen
• Kilometerstand: de huidige kilometerstand (op het moment dat je de factuur aanmaakt) en die correct naar Car-Pass verstuurd moet worden
• VIN-nummer: het frame-of chassisnummer of voertuigidentificatienummer (VIN), een unieke identificatiecode die alle toegelaten wegvoertuigen moeten hebben

Stap 2: voeg een factuur toe

Via Inkomsten > Toevoegen maak je een nieuwe factuur aan. Merk op dat de nieuwe Car-Pass-velden automatisch beschikbaar zijn en ingevuld zijn.

Ook het veld ‘Car-Pass verzonden op’ is beschikbaar. Dit is de datum waarop de gegevens van deze wagen voor het laatst correct verzonden zijn naar Car-Pass.

Kijk de gegevens na en klik vervolgens op ‘Opslaan’.

Ter info: op het scherm voor het aanmaken van een nieuwe factuur vind je ook een schuifknop ‘Extra velden’ waarmee je de extra velden indien nodig terug uitschakelt.

Stap 3: verstuur de informatie naar Car-Pass

Klik op de knop ‘Car-Pass’. Er verschijnt nu een scherm waarop je de informatie die je naar Car-Pass wil verzenden een laatste keer kan controleren.

Hier kan je in het veld ‘meterstatus’ ook aangeven of de kilometerteller van het voertuig al dan niet hersteld of vervangen is.

Vanaf heden is het ook verplicht om een gedetailleerde omschrijving van de uitgevoerde werken naar Car-Pass te sturen. Om deze verplichtingen moeiteloos na te komen, zorg ervoor dat u de volgende informatie verstrekt:

1. Beschrijving werken: Vul minstens één veld in met een beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden. Je kunt zoveel categorieën kiezen als nodig is.
2. Categorie werken: Selecteer minstens één werkcategorie uit de lijst van 50+ activiteiten. Je kunt zoveel categorieën kiezen als nodig is.
3. Bandeninformatie: Vul ten minste één rij volledig in met informatie over de banden, inclusief vier velden per rij.

Alles in orde? Klik dan op ‘Versturen’.

Krijg je deze foutmelding?

Invalid sender and/or password combination

Dan zijn de opgegeven gebruikersnaam, het wachtwoord en/of het vestigingsnummer niet correct volgens Car-Pass. Kijk in dat geval jouw Car-Pass-configuratie in Billit na via Instellingen > Integraties > Car-Pass. 

Stap 4: feedback ontvangen van Car-Pass

Na het versturen van de gegevens naar Car-Pass ontvang je een bericht of de data verwerkt en correct is, of een waarschuwing als er fouten of problemen zijn met de ingevoerde gegevens. 

Bovendien wordt de "status" van de Car-Pass beschikbaar wanneer de status "VERWERKT" verschijnt, ben je klaar!

Echter, als er een probleem is, zal de status veranderen naar "PROBLEEM" en wordt het probleem in de tekst eronder weergegeven.

Meer informatie over de Car-Pass vind je op www.carpass.be. 

Stap 5: creëer en verzend de factuur

Vul de rest van de velden van de factuur in en klik op de knop ‘Creëer factuur’ om de factuur naar je klant te versturen. Merk op dat de extra velden specifiek voor Car-Pass automatisch op de pdf van de factuur verschijnen.

Meer informatie over Car-Pass vind je op www.carpass.be.