Articles d’aide

La fonction « Enregistrement du temps » dans Billit vous permet de suivre avec précision les heures de travail que vous avez effectuées. Vous pouvez le faire sur la plateforme ou sur un terminal mobile, en utilisant l'application Billit. Vous pouvez ensuite créer facilement des factures sur la base des créneaux horaires que vous créez de cette manière.

Activer le module « Enregistrement du temps »

Avant de pouvoir utiliser le module « Enregistrement du temps » dans Billit, vous devez l’activer. Pour cela, rendez-vous dans « Paramètres > Généralités » et activez le module sous « Enregistrement du temps et projets ». Cliquez ensuite sur « Enregistrer » en bas de l’écran.

Dans le menu de gauche, vous verrez à présent s’afficher l'élément : « Enregistrement du temps ». Cette fonction sera également disponible dans l'application Billit.

Attention : travaillez-vous avec plusieurs utilisateurs dans Billit et avez-vous déjà modifié leurs droits ? Dans ce cas, vous devez activer le module « Enregistrement du temps » pour chaque utilisateur.

Pour ce faire, allez dans « Paramètres > Utilisateurs » et cliquez sur le nom de l'utilisateur pour lequel vous souhaitez activer le module. Faites défiler vers le bas jusqu'à « Droits », activez l'option « Enregistrement du temps » et cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page.

Sur la plateforme Billit

Création manuelle d'un créneau horaire

1. Rendez-vous sur la plateforme et cliquez sur « Enregistrement du temps » dans la colonne de gauche.
2. Cliquez ensuite en haut à droite sur le bouton « Ajouter créneau horaire ».
3. Indiquez les informations nécessaires :
   1. Projet : assignez le créneau horaire à un projet (facultatif)
   2. Client : assignez immédiatement le créneau horaire au client que vous souhaitez facturer (facultatif)
   3. Date : indiquez le jour où vous avez presté les heures ou la date à laquelle vous avez entamé le créneau horaire
   4. Heures : indiquez le nombre d'heures que vous avez prestées pour ce créneau horaire. Vous pouvez faire cela manuellement ou à l'aide des boutons « +0:15 », « +0:30 » et « +1:00 ».
   5. Description : ajoutez une description unique pour faciliter la recherche de votre prestation par la suite (facultatif)
   6. Facturé : activez ce bouton si vous avez déjà facturé le créneau horaire.
4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Ajouter ». Vous pourrez encore modifier les données ultérieurement.
5. Votre créneau horaire apparaît maintenant dans l’aperçu. Utilisez le crayon sur la droite pour modifier le créneau horaire.
6. Pour supprimer un créneau horaire, cliquez sur la corbeille située tout à droite à côté du créneau horaire.

Création d'un créneau horaire à l'aide de l'horloge

1. Rendez-vous sur la plateforme et cliquez sur « Enregistrement du temps » dans la colonne de gauche.
2. Cliquez ensuite en haut à droite sur le bouton « Démarrer l’horloge ».
3. Votre créneau horaire apparaît maintenant dans l’aperçu, avec un chronomètre en cours de fonctionnement.
4. Cliquez sur « Arrêter » pour arrêter le chronomètre. (Vous ne pouvez arrêter que les chronomètres en cours de fonctionnement que vous avez vous-même démarrés)
5. En utilisant le crayon à droite, vous pouvez modifier le créneau horaire et entrer ou modifier les données nécessaires :
   1. Projet : assignez le créneau horaire à un projet (facultatif)
   2. Client : assignez immédiatement le créneau horaire au client que vous souhaitez facturer (facultatif)
   3. Date : indiquez le jour où vous avez presté les heures ou la date à laquelle vous avez entamé le créneau horaire
   4. Heures : indiquez le nombre d'heures que vous avez prestées pour ce créneau horaire. Vous pouvez faire cela manuellement ou à l'aide des boutons « +0:15 », « +0:30 » et « +1:00 ».
   5. Description : ajoutez une description unique pour faciliter la recherche de votre prestation par la suite (facultatif)
   6. Marquer comme facturé : activez ce bouton si vous avez déjà facturé le créneau horaire.
6. Si vous le souhaitez, vous pouvez redémarrer un chronomètre en cliquant sur le bouton « Démarrer » du créneau horaire concerné figurant dans la liste. Cela n'est possible qu'avec les chronomètres que vous avez vous-même démarrés.
7. Pour supprimer un créneau horaire, cliquez sur la corbeille située tout à droite à côté du créneau horaire.

Création d'un créneau horaire à partir d'un projet

Vous travaillez avec des projets ? Dans ce cas, vous pouvez également ajouter facilement un créneau horaire à partir d'un projet, manuellement ou à l'aide d'une horloge.

1. Rendez-vous sur la plateforme et cliquez sur « Projets » dans la colonne de gauche.
2. Dans l'aperçu, cliquez sur le projet pour lequel vous souhaitez enregistrer des heures de travail.
3. Cliquez sur « Ajouter créneau horaire » ou « Démarrer l'horloge » pour ajouter ou démarrer un nouveau créneau horaire pour ce projet.

Appliquer des filtres à la liste des créneaux horaires

Vous avez une longue liste de créneaux horaires et vous ne vous y retrouvez plus ? Vous pouvez paramétrer un ou plusieurs filtres pour retrouver rapidement le bon créneau horaire.

Sur l'écran des enregistrements d’heures, vous pouvez paramétrer différents filtres sous « Aperçu » :

• Date de début
• Date de fin
• Période
• Utilisateur
• Projet
• Client

Si vous avez paramétré un ou plusieurs filtres, vous pouvez les supprimer en cliquant sur « Réinitialiser les filtres ».

Création d'une facture à partir des créneaux horaires

1. Rendez-vous sur la plateforme et cliquez sur « Enregistrement du temps » dans la colonne de gauche.
2. Dans l’aperçu, sélectionnez un ou plusieurs créneaux horaires que vous souhaitez utiliser comme base pour votre facture.
3. Cliquez sur « Créez facture » (sous les filtres).
4. Vous accédez maintenant à l'écran de création d'une facture. Si vous avez ajouté un client et/ou un projet à votre créneau horaire, celui-ci sera complété automatiquement au préalable. Vos lignes de commande seront également complétées automatiquement sur la base des données de votre projet.
5. Complétez le reste des champs et cliquez sur « Créez facture ». Votre facture apparaît ensuite dans l'aperçu des factures.
6. Dans l'aperçu des créneaux horaires, les créneaux horaires facturés sont surlignés en vert. Vous ne souhaitez pas ce surlignage ? Vous pouvez utiliser le crayon pour modifier le créneau horaire et désactiver l'option « Marquer comme facturé ».

Marquer en bloc les créneaux horaires comme étant facturés

1. Rendez-vous sur la plateforme et cliquez sur « Enregistrement du temps » dans la colonne de gauche.
2. Dans l'aperçu, sélectionnez les créneaux horaires que vous souhaitez marquer comme facturés.
3. Cliquez sur « Marquer comme facturé » (sous les filtres).
4. Pour supprimer le marquage « Facturé », modifiez le créneau horaire à l'aide du crayon situé à droite et décochez l'option « Facturé » dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. Cette action n'est pas possible en bloc, mais uniquement créneau horaire par créneau horaire.

Dans l’application Billit

1. Ouvrez l'application et cliquez sur le bouton « Enregistrement du temps ».
2. La date par défaut est celle du jour. Utilisez les flèches en haut à gauche et à droite ou l'icône calendrier pour choisir une autre date.
3. Démarrez un nouveau créneau horaire en utilisant le bouton « Démarrer l'horloge » en bas.
4. Cliquez sur le bouton d’arrêt (⏹️) pour arrêter le chronomètre.
5. Cliquez sur le créneau horaire pour le modifier et compléter ou modifier les données nécessaires :
   1. Projet : assignez le créneau horaire à un projet (facultatif)
   2. Client : assignez immédiatement le créneau horaire au client que vous souhaitez facturer (facultatif)
   3. Date : indiquez le jour où vous avez presté les heures ou la date à laquelle vous avez entamé le créneau horaire
   4. Heures : indiquez le nombre d'heures que vous avez prestées pour ce créneau horaire. Vous pouvez faire cela manuellement ou à l'aide des boutons « +0:15 », « +0:30 » et « +1:00 ».
   5. Description : ajoutez une description unique pour faciliter la recherche de votre prestation par la suite (facultatif)
6. Cliquez sur « Sauvegarder » une fois que vous avez terminé. Vous pourrez encore modifier les données ultérieurement.
7. Pour supprimer un créneau horaire, cliquez sur la corbeille située en bas à gauche.

Le bouton « + » en bas à gauche permet également de créer manuellement un créneau horaire sans utiliser le chronomètre.