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Articles d’aide

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Facturation périodique

  • Comment créer une facture périodique ?
    Down
    • 1. Créez un modèle de facture

    Dans Billit, allez dans « Ventes » et cliquez sur « Facturation périodique ». Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau modèle qui servira de base pour les factures périodiques.

    • 2. Paramétrez la fréquence

    Entrez la date de début et de fin de la période de facturation dans les champs « Commencer le : » et « Prend fin le : ». Choisissez la fréquence à laquelle la facture est envoyée et indiquez à combien de fois cette fréquence la facture doit être envoyée en remplissant le champ « Répéter tous les 'X' ».

    Si vous choisissez par exemple « Mois » comme fréquence et que vous saisissez le chiffre 2 dans la case « Répéter tous les 'X' », votre facture sera envoyée tous les 2 mois à partir de la date que vous avez saisie dans le champ « Commencer le : ». Si vous choisissez « Sur demande » pour la fréquence, la facture n’est pas envoyée, mais le modèle reste prêt à être envoyé quand vous le souhaitez.

    • 3. Configurez les paramètres dynamiques

    La ligne de facture comprend des paramètres dynamiques. Ces paramètres sont complétés dans la facture à l’aide des clés figurant dans le tableau ci-dessous.

    Paramètre Signification
    [début] La date de création de la facture
    [début+1m] La date de création de la facture + 1 mois
    [début-1j] Date de création de la facture -1 jour.
    [début+1j] Date de création de la facture +1 jour.
    [fin] La date de création + 1 fois la fréquence configurée
    [fin+1m] La date de création + 1 fois la fréquence configurée + 1 mois
    [fin+1m-1j] La date de création + 1 fois la fréquence configurée + 1 mois - 1 jour
    [précédent] La date de création - 1 fois la fréquence configurée
    [précédent+1j] La date de création - 1 fois la fréquence configurée + 1 jour
    [début:MM] Mois (seul le mois pour lequel la facture est émise est indiqué dans la ligne de commande, au lieu d’une période « de » – « à »)
    [début:yyyy] Année (seule l’année pour laquelle la facture est émise est indiquée dans la ligne de commande, au lieu d’une période « de » – « à »)
    [mois:MM/yyyy] Mois/année (seul le mois pour lequel la facture est émise s’affiche (sous la forme mois/année) dans la ligne de commande, au lieu d’une période « de » – « à »)
    [début:yyyy/MM] Année/mois (seul le mois pour lequel la facture est émise s’affiche dans la ligne de commande (sous la forme année/mois), au lieu d’une période « de » – « à »)
    [début+1M:MM] Mois suivant la date de création de la facture (seul le mois pour laquelle la facture est émise est indiqué dans la ligne de commande, au lieu d’une période « de » – « à »)
    [début+1M:yyyy] Année suivant la date de création de la facture (seule l’année pour laquelle la facture est émise est indiquée dans la ligne de commande, au lieu d’une période « de » – « à »)
    [début +1M:MM/yyyy] Mois/année suivant la date de création de la facture (seul le mois pour laquelle la facture est émise est indiqué dans la ligne de commande (sous la forme mois/année), au lieu d’une période « de » – « à »)
    [début+1M:yyyy/MM] Année/mois suivant la date de création de la facture (seul le mois pour laquelle la facture est émise est indiqué dans la ligne de commande (sous la forme année/mois), au lieu d’une période « de » – « à »)

    Dans l’exemple ci-dessous, on a indiqué le 01/06/2020 pour « Commencer le » et le 01/08/2030 pour « Prend fin le » La fréquence est fixée à chaque mois. Les paramètres [DÉBUT] - [FIN] ont été complétés dans la ligne de facture, ce qui signifie que la période facturée commence à la date mentionnée dans « Commencer le : » et prend fin un mois plus tard (car la fréquence est réglée pour tous les mois). Jusqu’à la date mentionnée dans « Prend fin le : », une facture sera envoyée chaque mois, le même jour du mois, à partir de la date qui figure dans « Commencer le : ». La date de début et la date de fin de la période facturée figurent toujours dans la ligne de facture.

    CAPTURE D’ÉCRAN

    Attention ! Lorsque vous choisissez le dernier jour du mois comme date de début, le dernier jour du mois sera systématiquement utilisé comme point de départ, au lieu de la date + la fréquence. Par exemple, si vous choisissez le 30/04 comme date de début et tous les mois comme fréquence, la facture suivante sera envoyée le 31/05, et non le 30/05. Pour tous les autres jours du mois, la fréquence est simplement ajoutée à la date de début. Une facture périodique dont la date de début est le 04/03 et dont la fréquence est mensuelle sera envoyée le 04/04 la fois suivante.

    Vous pouvez également facturer d’autres périodes en saisissant d’autres paramètres dynamiques. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples illustrant les différents paramètres

    • Exemple 1 : Le 31/05/2020 figure dans « Commencer le : » et le 31/07/2021 dans « Prend fin le : ». La fréquence est fixée à chaque mois.

    CAPTURE D’ÉCRAN

    Dans le modèle Après génération de la facture Explication
    Période [précédent+1j] - [début] Période du 01/05/2020 au 31/05/2021 Vous voulez facturer le dernier jour du mois avec le mois écoulé comme période. La première facture est envoyée le 31/05/2020. La facture est envoyée jusqu’au 31/07/2021 inclus.
    • Exemple 2 : Le 31/05/2020 figure dans « Commencer le : » et le 31/07/2021 dans « Prend fin le : ». La fréquence est fixée à chaque mois.

    CAPTURE D’ÉCRAN

    Dans le modèle Après génération de la facture Explication
    Période [début] - [fin] Période du 31/05/2020 au 30/06/2020 La facture est envoyée chaque mois le dernier jour du mois pour la période commençant le dernier jour du mois et se terminant le dernier jour du mois suivant. La première facture est envoyée le 31/05/2020 et la dernière le 31/07/2021.
    • Exemple 3 : Le 01/06/2020 figure dans « Commencer le », le 31/07/2021 dans « Prend fin le ». La fréquence est fixée à chaque semaine.

    CAPTURE D’ÉCRAN

    Dans le modèle Après génération de la facture Explication
    Période [précédent] - [début-1j] Période du 25/05/2020 au 31/05/2020 La facture est envoyée chaque semaine le lundi avec la semaine précédente comme période. La première facture est envoyée le 01/06/2020, la dernière le 26/07/7/2021 (car c’est le dernier lundi qui tombe dans la période durant laquelle vous voulez envoyer des factures périodiques).
    • 4. Enregistrez le modèle

    Après avoir configuré la date et la période de facturation, vous pouvez cliquer sur :

    Enregistrer  : Le modèle est enregistré. Si vous cochez « Envoi automatique au client », la facture sera envoyée à la date de début paramétrée. Sinon, la facture sera conservée sous la forme d’une Brouillon dans la liste des Ventes jusqu’à ce que vous l’enregistriez avec la case cochée.

    Enregistrer et retour : Le modèle est enregistré. Si vous cochez « Envoi automatique au client », la facture sera envoyée à la date de début paramétrée. Sinon, la facture sera conservée sous la forme d’une Brouillon dans la liste des Ventes jusqu’à ce que vous l’enregistriez avec la case cochée. Vous revenez ensuite à la liste de vos factures périodiques.

    Enregistrer et nouveau : Le modèle est enregistré. Si vous cochez « Envoi automatique au client », la facture sera envoyée à la date de début paramétrée. Sinon, la facture sera conservée sous la forme d’une Brouillon dans la liste des Ventes jusqu’à ce que vous l’enregistriez avec la case cochée. Ensuite, un modèle vide s’affiche où vous pouvez paramétrer une nouvelle facture périodique.

    Attention : si vous enregistrez la facture sans cocher « Envoi automatique au client », la facture ne sera enregistrée que comme Brouillon dans la liste « Ventes ». Si vous avez coché la case « Envoi automatique au client » avant d’enregistrer, la case « Envoyé » en haut à droite sera cochée quand vous ouvrirez le modèle et la première facture aura été envoyée (c’est-à-dire si la date de début est passée).

    Vous pouvez également définir si vous souhaitez envoyer une pièce jointe, et vous pouvez consulter un historique des actions que vous avez effectuées dans le modèle.