In dit artikel wordt uitgelegd hoe je in drie eenvoudige stappen een factuur aanmaakt en verstuurt in Billit (zowel naar particulieren, B2B als naar overheidsdiensten).
Wanneer je een factuur gecreëerd hebt, kan je ze versturen. Dit doe je door ze te selecteren in de lijst bij 'Inkomsten' en op 'Versturen' te klikken. Of door onderaan op 'Versturen' te klikken na het creëren van een factuur.
Let op: wanneer je documenten verstuurt door documenten te selecteren in de lijst 'inkomsten' en op 'Versturen' te klikken, worden de documenten meteen verstuurd via de standaard verzendmethode die is ingesteld in de klantenfiche.
Voor je je factuur verstuurt, kan je in de vakken 'Bijlagen' en 'Betalingen' ook nog bijlagen en betalingstransacties aan je factuur toevoegen.
Billit beschikt over verschillende verzendopties:
Is je klant verbonden met het Peppol-netwerk? Klik dan op de groene Peppol-knop om je factuur te versturen. Deze knop is enkel zichtbaar wanneer Billit via de Peppol-identifier (btw-, kvk- of GLN-nummer) herkent dat het bedrijf aangesloten is op het Peppol-netwerk. Nadat je factuur is verstuurd, zie je in het berichtenkader de status van je factuur staan, namelijk ‘In wachtrij’ of ‘Verzonden’.
Sommige facturatiesoftwarepakketten sturen ook nog een bevestiging terug nadat ze de factuur geïmporteerd hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het Mercurius-platform dat in België door de overheidsdiensten wordt gebruikt.
Om een factuur via het Peppol-netwerk te versturen, moet je eerst een verificatie uitvoeren door middel van IBAN of telefoon.
Klik op de knop 'Versturen via e-mail' om je factuur te versturen via e-mail.
Standaard worden e-mails vanuit Billit verstuurd vanaf het e-mailadres 'email'@my.billit.be, waarin 'email' wordt vervangen door de naam uit je profiel. Wanneer een klant antwoordt op een e-mail die verstuurd werd vanaf dit adres ontvang je de mail op het e-mailadres dat is ingesteld in je profiel. Opgelet: Billit zal de mails standaard sturen naar het adres dat in je profiel staat. Controleer dus zeker of dit correct is.
Wil je liever dat e-mails verstuurd worden vanaf je eigen e-mailadres? (bv facturatie@jouwbedrijf.be) Dat kan. Billit biedt twee mogelijkheden aan om e-mails vanuit een eigen adres te versturen.
Klik op 'Versturen via brief' om je factuur te laten printen en versturen door bpost. Opgelet, hiervoor betaal je de huidige print- en posttarieven van bpost.
Klik op 'Printen' om je factuur af te printen.
Klik op 'Duplicaat' om een duplicaat van je factuur te maken.
Klik op 'Creditnota' of 'Periodieke factuur' om je gecreëerde factuur om te zetten in een creditnota of periodieke factuur.
