Je kan ook je bestanden versturen of laten versturen naar een van de unieke e-mailadressen van de snelle invoer. Zo komen al je aankoopfacturen automatisch in je snelle invoer terecht. Deze e-mailadressen zijn uniek voor jouw bedrijf en bestaan uit ingewikkelde lettercombinaties om te vermijden dat er ongewenste e-mails in je snelle invoer zouden terechtkomen. Je kan ook zelf een nieuw adres met een makkelijkere naam voor je leveranciers aanmaken (bv. facturatie@jouwbedrijf.be) en van daaruit je facturen manueel of automatisch laten doorsturen naar het e-mailadres van de snelle invoer.
Hoe je mails automatisch doorstuurt is afhankelijk van de e-maildienst die je gebruikt. Als een e-mail in de snelle invoer geen bijlage (en dus geen factuur) bevat, wordt hij doorgestuurd naar het e-mailadres in de bedrijfsfiche zodat deze e-mail niet verloren gaat.
- Via het e-mailadres 'Bestanden niet splitsen' zullen bestanden die bestaan uit meerdere pagina's niet gesplitst worden bij het importeren. Dit is het meest aangewezen e-mailadres om leveranciers facturen naartoe te laten sturen. Je kan een bestand later wel nog splitsen via het tabblad 'Te verwerken' door het aan te vinken in de checkbox linksboven en op de knop 'Splitsen' te klikken. Bestanden van meer dan drie pagina's die je splitst worden eerst doorgestuurd naar het tabblad 'Splitter'.
Let op: bestanden met meer dan 99 pagina's worden ALTIJD naar het tabblad 'Splitter' gestuurd, ook als je ze via het e-mailadres 'Bestanden niet splitsen' hebt verstuurd.
- Via het e-mailadres 'Bestanden splitsen' zullen bestanden die bestaan uit meerdere pagina's gesplitst worden en terechtkomen in het tabblad 'Splitter', waar je ervoor kunt kiezen om ze gesplitst (elke pagina als een afzonderlijk bestand) te verwerken en/of te groeperen tot bestanden met meerdere pagina's. Dit is vooral handig wanneer je een groot aantal facturen/bladzijden in één bestand wil importeren (bijvoorbeeld wanneer je een groot aantal facturen via je scanner importeert). Je kunt ook eventueel later nog pagina's samenvoegen tot één bestand door bij het verwerken in het tabblad 'Te verwerken' aan te duiden welke pagina's bij elkaar horen met de checkbox en op de knop 'Samenvoegen' te klikken.
