Heb je twee activiteiten onder hetzelfde btw-nummer?
In Billit kan je dit op twee manieren organiseren.
Welke optie voor jou geschikt is, hangt af van je factuurnummering en je wettelijke verplichtingen (zoals dagontvangstenboeken).
Situatie-overzicht
Er zijn 2 mogelijke opties:
- Eén dossier (factuurnummering mag door elkaar lopen)
- Twee dossiers (aparte nummeringen of dagontvangstenboeken nodig)
Optie 1: Werken met 1 dossier
Wanneer kies je deze optie?
Gebruik één dossier wanneer:
- Je factuurnummering gewoon mag doorlopen over beide activiteiten.
- Je geen aparte dagontvangstenboeken nodig hebt.
- Je administratief alles samen mag beheren.
Wat is de oplossing?
Je werkt in één dossier, maar maakt verschillende factuurlay-outs aan per activiteit.
Dit geldt ook voor offertes, bestelbonnen, enz.
Stappenplan: Meerdere factuurlay-outs aanmaken
Stap 1: Ga naar de huisstijl-instellingen
- Klik op Instellingen
- Kies Huisstijl
Stap 2: Maak een nieuwe lay-out aan
- Klik op + toevoegen
- Geef de lay-out een duidelijke naam (bijvoorbeeld “Activiteit 1” en “Activiteit 2”)
Wat kan je aanpassen per lay-out?
Verschillende contactgegevens
Hebben je activiteiten andere contactgegevens of commerciële benamingen?
Dan kan je in de lay-out de standaard sleutels vervangen, zoals:
$me.mail$$me.website$$me.mobile$$me.commercialname$
Vervang deze door de specifieke gegevens van die activiteit.
Tip: Dit zorgt ervoor dat klanten telkens de juiste contactinformatie zien.
Resultaat
Je werkt administratief in één dossier, maar:
- Elke activiteit heeft een eigen uitstraling
- Klanten zien het juiste logo en contactgegevens
- Je factuurnummering blijft doorlopend
Optie 2: Werken met 2 dossiers
Wanneer kies je deze optie?
Gebruik twee aparte dossiers wanneer:
- Je twee aparte factuurnummeringen nodig hebt
- Je twee aparte dagontvangstenboeken moet bijhouden
- Je boekhouder aparte administraties verwacht
Stappenplan: Extra dossier aanmaken
Stap 1: Nieuw dossier starten
- Klik linksboven op het plusje naast je bedrijfsnaam
- Kies Nieuw dossier aanmaken
Stap 2: Vul de gegevens in
- Gebruik hetzelfde btw-nummer
- Geef elke activiteit een eigen naam
- Je behoudt dezelfde login
Resultaat
Je hebt nu:
- 2 aparte dossiers
- 2 aparte factuurnummeringen
- Mogelijk 2 aparte dagontvangstenboeken
- Volledig gescheiden administraties
De dossiers lopen volledig naast elkaar.
Belangrijk – Peppol e-invoicing
Werk je met Peppol voor e-facturatie?
Hou dan rekening met het volgende:
- Inkomende Peppol-facturen komen altijd in slechts één dossier terecht.
- Ze worden afgeleverd in het dossier waar de Peppol-activatie gebeurde via: Mijn bedrijf > e-Invoicing
Het is niet mogelijk om inkomende Peppol-facturen automatisch te splitsen over meerdere dossiers.
Heb je twijfel?
Overleg eventueel met je boekhouder om zeker te zijn dat je administratieve structuur correct is opgezet.
