Nadat de optie 'Kosten goedkeuren' is ingeschakeld, krijgen de aangeduide gebruikers een e-mail met de vraag om deze aankoopfactuur goed te keuren (inclusief een link om de factuur te bekijken).
De gebruiker kan de facturen die hij moet goedkeuren ook terugvinden in het submenu ‘Goedkeuren’ onder het menu ‘Uitgaven’. Naast goed- of afkeuren kunnen gebruikers ook nog een opmerking toevoegen die dan in het veld ‘Interne opmerking’ verschijnt.