Une fois que vous avez choisi un modèle, les paramètres de mise en page du template s’affichent en dessous. Ils comprennent un en-tête (avec le nom du modèle et les marges supérieures et inférieures) et une fenêtre contenant la mise en page proprement dite.
Cette fenêtre vous permet de personnaliser la mise en page de la facture de différentes façons. La mise en page de la facture s’articule toujours autour de trois éléments :
Le texte et les valeurs numériques de vos documents sont représentés dans l'éditeur par des clés dynamiques. Vous trouverez la liste complète de ces variables dans le panneau « Clés » situé sur la droite de votre écran.
Au moment de la génération du document, la plateforme remplace automatiquement ces clés par les informations réelles de la facture.
Il existe deux catégories de clés :
Les balises de texte (Catégorie « Balise ») : Ces clés affichent les intitulés fixes tels que « Facture », « Adresse » ou « Date ». L'utilisation de ces balises permet à la plateforme de traduire automatiquement ces mots dans la langue de votre client (si vous facturez à l'international).
Les clés de contenu (Catégories « Me », « Customer », « Order » et « Line ») : Ces éléments varient d'une facture à l’autre. Ils affichent les données spécifiques du document (coordonnées du client, désignation du produit, prix, date d'échéance...). La plateforme récupère ces informations directement depuis votre profil d'entreprise, la fiche de votre client ou les lignes de saisie de votre facture.
La clé $Order.OrderNumber$ sera automatiquement remplacée par le numéro unique de la facture.
La clé $Order.TotalIncl$ sera remplacée par le montant total TTC de la facture.
Bien que Billit intègre déjà automatiquement la grande majorité des données obligatoires françaises (SIRET, numéros de TVA, coordonnées, calcul des taxes, etc.), la législation impose parfois des mentions très spécifiques selon votre situation ou votre secteur d'activité (par exemple : la mention de l'assurance décennale pour les artisans du bâtiment, ou les mentions d'exonération spécifiques comme « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les micro-entreprises).
Prenez le temps de vérifier la conformité de votre premier document. Si une mention propre à votre statut est manquante, vous pouvez très facilement la rajouter manuellement en texte fixe dans le pied de page de votre modèle pour qu'elle s'affiche ensuite automatiquement sur toutes vos factures.
Pour ajouter une clé : Positionnez votre curseur de souris à l'endroit souhaité dans l'éditeur de texte (à gauche), puis cliquez sur la clé de votre choix dans la liste (à droite).
Pour supprimer une clé : Sélectionnez la clé directement dans l'éditeur avec votre curseur et appuyez sur la touche Retour arrière (Backspace) de votre clavier.
Si vous avez besoin d'afficher des informations spécifiques à votre activité, vous pouvez créer des champs personnalisés dans vos fiches clients. Dès qu'un champ personnalisé est configuré, une nouvelle clé correspondante apparaît automatiquement dans la liste de droite, sous la catégorie « Clients ».
(En savoir plus : Ajouter des champs supplémentaires à une fiche client).
Même pour des informations fixes (comme l'adresse de votre propre entreprise ou votre RIB), privilégiez toujours l'utilisation des clés dynamiques plutôt que d'écrire le texte en dur. En cas de déménagement ou de changement de coordonnées bancaires, la modification de votre profil d'entreprise mettra instantanément à jour tous vos modèles de documents !
