Help-artikelen

Een GLN-nummer gebruiken voor Peppol-facturen

Een GLN-nummer (Global Location Number) laat toe om een specifieke locatie of afdeling van een bedrijf te identificeren. In dit artikel leggen we uit wat een GLN-nummer is, hoe je het toevoegt in Billit en hoe je het instelt als voorkeur voor e-invoicing via Peppol.

In het kort

• Een GLN-nummer identificeert een specifieke locatie of afdeling binnen een bedrijf.

• Het bestaat uit 8, 12, 13 of 14 cijfers en is wereldwijd uniek.

• Je kunt in Billit een GLN-nummer gebruiken om Peppol-facturen te versturen.

• Je kunt een GLN-nummer ook instellen als voorkeursidentificator voor e-invoicing.

• Bij btw-plichtige klanten blijft het btw-nummer verplicht op de factuur.

Wat is een GLN-nummer?

Een GLN-nummer (Global Location Number) is een uniek identificatienummer dat wordt toegekend door GS1. Het wordt gebruikt om:

• een fysieke bedrijfslocatie (bv. hoofdzetel of magazijn),

• of een specifieke afdeling binnen een bedrijf
  te identificeren.

Het GLN-nummer wordt vaak gebruikt in sectoren zoals transport en logistiek, waar het belangrijk is dat documenten of facturen bij de juiste afdeling terechtkomen.

Het voordeel van een GLN-nummer is dat het:

• internationaal uniek is,

• volgens vaste regels wordt opgebouwd,

• verwarring voorkomt met interne, zelfgekozen codes.

Je kunt de gegevens die bij een GLN-nummer horen opzoeken in de publieke databank van GS1 

GLN-nummer en Peppol

In België worden bedrijven op het Peppol-netwerk meestal geregistreerd met hun btw-nummer.
Sommige buitenlandse bedrijven of bedrijven zonder btw-nummer zijn echter geregistreerd via een GLN-nummer.

Omdat een GLN-nummer uniek is, kan het veilig gebruikt worden als identificator om Peppol-facturen te versturen.

Een GLN-nummer toevoegen aan een klant

Zo voeg je een GLN-nummer toe in Billit:

1. Open de klantenfiche.

2. Klik op het plusje naast het btw-nummerveld.

3. Kies GLN.

4. Vul het GLN-nummer in het nieuwe veld in.

Let op:

• Billit haalt geen bedrijfsgegevens automatisch op op basis van een GLN-nummer.

• Je kunt deze informatie eventueel zelf opzoeken via de GS1-databank.

Een GLN-nummer instellen als voorkeur voor e-invoicing

Als een klant meerdere identificatoren heeft (zoals een btw-nummer, KBO-nummer of GLN-nummer), kun je bepalen welke identificator standaard wordt gebruikt om e-facturen te versturen via Peppol.

Voor je begint

• Het GLN-nummer moet al ingevuld zijn in de klantenfiche.

• De klant moet met dit GLN-nummer geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk.

GLN instellen als voorkeur

1. Open de klantenfiche.

2. Ga naar het tabblad E-Invoicing.

3. Je ziet een lijst met beschikbare identificatoren (bv. btw, KBO, GLN).

4. Duid bij Voorkeur het bolletje aan naast GLN.

5. Het GLN-nummer wordt nu gebruikt als standaard elektronisch adres voor e-facturen.

Vanaf nu verstuurt Billit e-facturen via Peppol naar dit GLN-adres, tenzij je de voorkeur later wijzigt.

Belangrijk: btw-nummer blijft verplicht

Ook als je een GLN-nummer gebruikt om facturen via Peppol te versturen, geldt het volgende:

• Is je klant btw-plichtig?
  Dan moet het btw-nummer altijd ingevuld zijn in de klantenfiche en op de factuur vermeld worden.

Dit is wettelijk verplicht volgens de Belgische btw-wetgeving.

Afsluiter

Nu weet je wat een GLN-nummer is, hoe je het toevoegt in Billit en hoe je het instelt als voorkeur voor e-invoicing via Peppol. Zo zorg je ervoor dat je facturen correct worden afgeleverd bij de juiste locatie of afdeling.